Quyết định 73/QĐ-KHKT năm 1997 do Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành quy định về tiêu chuẩn ngành "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ" (Mã số TCN-05-1997). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng nhằm thống nhất hóa hình thức, kích thước và phương pháp quản lý, thống kê, tra cứu các mục lục hồ sơ trong hệ thống lưu trữ Việt Nam.

1. Phạm vi áp dụng và đối tượng thi hành

• Đối tượng áp dụng bắt buộc: Tiêu chuẩn này được áp dụng bắt buộc tại các cơ quan lưu trữ Nhà nước và lưu trữ chuyên ngành.
• Đối tượng khuyến khích áp dụng: Khuyến khích áp dụng thống nhất tại lưu trữ của các cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính đồng bộ trong công tác văn thư, lưu trữ.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh văn phòng và Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quyết định này.

2. Thông số kỹ thuật và quy cách đóng sổ

• Kích thước tiêu chuẩn: Sổ được thiết kế và in sẵn theo khổ giấy chuẩn A4 (210mm x 297mm), với độ dày của sổ dao động từ 10mm đến 15mm.
• Chất liệu giấy ruột: Sử dụng loại giấy trắng, dai, có độ nhẵn đều cả hai mặt, định lượng giấy đạt từ 60g/m2 trở lên để đảm bảo độ bền trong quá trình lưu trữ lâu dài.
• Quy cách bìa: Bìa sổ được làm bằng chất liệu giấy cứng để bảo vệ ruột sổ bên trong, phần gáy sổ được bọc vải chắc chắn nhằm hạn chế rách hỏng khi lật giở tra cứu thường xuyên.

3. Quy chuẩn trình bày các trang trong sổ

Tiêu chuẩn quy định chi tiết cách trình bày từ trang bìa đến các trang nội dung bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và khoa học:

• Trang bìa: Gồm hai thông tin chính là "Tên lưu trữ" (in bằng kiểu chữ VNTimeU 16 Bold, cách mép trên của bìa 50mm, căn giữa) và "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ" (dòng "Sổ đăng ký" in bằng kiểu chữ VNTimeU 26 Bold cách mép trên 125mm; dòng "Mục lục hồ sơ" in bằng kiểu chữ VNTimeU 36 Bold, căn giữa).
• Trang 01: Trình bày các yếu tố thông tin hoàn toàn tương tự như trang bìa nhưng được đặt trang trọng trong một khung viền hai nét, cách đều các mép giấy 20mm.
• Trang 03 (Trang hướng dẫn): Trình bày phần "Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ" trong khung viền hai nét (cách mép trái và phải 20mm, cách mép trên và dưới 50mm). Tiêu đề hướng dẫn dùng phông chữ VNTimeU 16 Bold cách mép trên 80mm. Tên các cột mục dùng chữ VNTimeU 12 Bold cách tiêu đề 20mm. Nội dung hướng dẫn chi tiết dùng chữ VNTime 12. Khoảng cách dòng trong một cột mục là 6mm, khoảng cách giữa các cột mục là 10mm.
• Trang 04 trở đi (Trang thống kê): Thiết kế dạng bảng kẻ cột trải rộng trên hai trang mở (kích thước tổng cộng 400mm x 297mm), nằm trong khung viền hai nét cách mép ngoài 10mm. Tên các cột mục in chữ VNTime 12 Bold, đường kẻ ngang dưới tên cột cách khung viền trên 15mm và cách nhau 10mm.

4. Kích thước chi tiết của các cột mục thống kê

Để đảm bảo việc ghi chép thông tin được rõ ràng và khoa học, độ rộng của từng cột trên trang thống kê (từ trang 04) được quy định cụ thể như sau:

• Cột 1 - Số thứ tự đăng ký mục lục: Rộng 25mm.
• Cột 2 - Phông số: Rộng 25mm.
• Cột 3 - Mục lục số: Rộng 15mm.
• Cột 4 - Tên mục lục: Rộng 135mm.
• Cột 5 - Thời gian của tài liệu có trong mục lục: Rộng 50mm.
• Cột 6 - Số lượng đơn vị bảo quản: Rộng 30mm.
• Cột 7 - Số tờ của mục lục: Rộng 20mm.
• Cột 8 - Số bản của mục lục: Rộng 20mm.
• Cột 9 - Thời hạn bảo quản: Rộng 35mm.
• Cột 10 - Ghi chú: Rộng 45mm.

5. Hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép thông tin đăng ký

Việc ghi chép thông tin vào Sổ đăng ký mục lục hồ sơ phải tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn nghiệp vụ sau:

1. Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự liên tục của các mục lục hồ sơ trong lưu trữ. Mỗi mục lục chỉ được cấp một số thứ tự duy nhất một lần. Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại bỏ khỏi sổ đăng ký, số thứ tự đó phải được để trống, không được điền đè hoặc tái sử dụng cho mục lục khác.
2. Phông số: Ghi chính xác số phông đã được xác định và quy định trong "Sổ đăng ký các phông lưu trữ".
3. Mục lục số: Ghi số hiệu của mục lục hồ sơ đã được quy định trong phạm vi của một phông lưu trữ cụ thể.
4. Tên mục lục: Ghi đầy đủ, rõ ràng tên gọi chính thức của mục lục hồ sơ, không viết tắt tùy tiện.
5. Thời gian của tài liệu trong mục lục: Ghi rõ năm bắt đầu và năm kết thúc của toàn bộ khối tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ đó.
6. Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi tổng số lượng đơn vị bảo quản (hồ sơ hoặc hộp) thực tế được thống kê trong mục lục.
7. Số tờ của mục lục: Ghi tổng số tờ giấy cấu thành nên bản mục lục hồ sơ đó.
8. Số bản của mục lục: Ghi số lượng bản sao của mục lục hồ sơ hiện đang được lưu giữ và sử dụng trong lưu trữ.
9. Thời hạn bảo quản: Ghi rõ thời hạn bảo quản của nhóm tài liệu được hệ thống hóa trong mục lục hồ sơ (ví dụ: vĩnh viễn, có thời hạn...).
10. Ghi chú: Ghi nhận các thông tin biến động phát sinh như việc hủy tài liệu, thay đổi thông tin hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ sang cơ quan, đơn vị khác.