Tóm tắt Thông báo 761/TB-BHXH năm 2016 về bảng mã quy trình hồ sơ điện tử

Thông báo 761/TB-BHXH do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm chuẩn hóa và thống nhất hệ thống mã quy trình hồ sơ điện tử. Văn bản này đóng vai trò quyết định trong việc thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, hỗ trợ các đơn vị sử dụng lao động thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) một cách nhanh chóng và chính xác.

- Mục đích và ý nghĩa của việc ban hành bảng mã quy trình

• Tạo cơ sở dữ liệu đồng bộ và thống nhất để các đơn vị sử dụng lao động thực hiện kê khai, nộp hồ sơ BHXH qua mạng Internet, giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại.
• Đồng bộ hóa hệ thống tiếp nhận dữ liệu giữa cơ quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh với các tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử (đơn vị I-VAN).
• Hạn chế tối đa các lỗi kỹ thuật, lỗi phân loại hồ sơ trong quá trình truyền nhận và xử lý dữ liệu tự động trên phần mềm nghiệp vụ.

- Đối tượng áp dụng quy định

• Các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
• Các nhà cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (đơn vị I-VAN) có trách nhiệm tích hợp bảng mã vào phần mềm kê khai.
• Cơ quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh và BHXH các quận, huyện trực thuộc trong việc tiếp nhận, phân loại và giải quyết hồ sơ của người lao động.

- Nội dung cốt lõi của bảng mã quy trình hồ sơ điện tử

• Mã hóa chi tiết các thủ tục hành chính: Hệ thống hóa toàn bộ các mã quy trình tương ứng với từng nghiệp vụ cụ thể như thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; và giải quyết các chế độ chính sách ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe).
• Quy chuẩn cấu trúc mã hồ sơ: Xác định rõ định dạng mã cho từng loại hồ sơ, giúp hệ thống tự động nhận diện, phân loại và chuyển đến đúng bộ phận nghiệp vụ xử lý mà không cần can thiệp thủ công.
• Quy trình luân chuyển và phản hồi kết quả: Thiết lập quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận hồ sơ điện tử, kiểm tra tính hợp lệ, thụ lý giải quyết cho đến khâu trả kết quả điện tử hoặc gửi kết quả giấy qua bưu điện cho đơn vị.

- Hướng dẫn tổ chức thực hiện và áp dụng thực tế

• Các đơn vị sử dụng lao động cần chủ động phối hợp với nhà cung cấp phần mềm kê khai BHXH để cập nhật phiên bản mới nhất theo đúng bảng mã quy trình được ban hành kèm theo Thông báo 761/TB-BHXH.
• Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc hoặc lỗi hệ thống liên quan đến mã hồ sơ, các đơn vị cần kịp thời liên hệ với cơ quan BHXH quản lý trực tiếp hoặc nhà cung cấp dịch vụ I-VAN để được hỗ trợ kỹ thuật.
• Việc áp dụng nghiêm túc bảng mã quy trình này là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính thông suốt và hợp lệ của hồ sơ giao dịch điện tử trên toàn địa bàn thành phố.