Thông tri 58/TTR-TLĐ năm 2004 do Ban Thường vụ Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành là văn bản hướng dẫn chi tiết về việc đóng và thu đoàn phí công đoàn. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhằm thống nhất phương thức thực hiện nghĩa vụ tài chính của đoàn viên, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguồn thu đoàn phí phục vụ cho các hoạt động tại công đoàn cơ sở và các cấp công đoàn.

- Đối tượng đóng đoàn phí công đoàn

Theo hướng dẫn, đối tượng có nghĩa vụ đóng đoàn phí công đoàn bao gồm toàn bộ đoàn viên đang sinh hoạt tại các tổ chức công đoàn cơ sở và nghiệp đoàn trực thuộc hệ thống Công đoàn Việt Nam, cụ thể:

• Đoàn viên công đoàn công tác trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.
• Đoàn viên công đoàn làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập và ngoài công lập.
• Đoàn viên công đoàn là người lao động làm việc trong các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), doanh nghiệp ngoài quốc doanh, các hợp tác xã.
• Đoàn viên công đoàn là người lao động tự do, tham gia sinh hoạt tại các nghiệp đoàn cơ sở.

- Quy định về mức đóng đoàn phí công đoàn

Mức đóng đoàn phí hàng tháng của đoàn viên được xác định cụ thể dựa trên tiền lương và thu nhập thực tế của từng nhóm đối tượng:

• Đối với đoàn viên hưởng lương hành chính sự nghiệp: Mức đóng hàng tháng bằng 1% tiền lương theo ngạch, bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp khu vực, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp chức nghiệp (nếu có) được tính đóng bảo hiểm xã hội.
• Đối với đoàn viên làm việc trong doanh nghiệp nhà nước: Mức đóng hàng tháng bằng 1% tiền lương thực tế (bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương) hoặc tính theo hệ thống thang, bảng lương do Nhà nước quy định làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội.
• Đối với đoàn viên làm việc trong doanh nghiệp ngoài nhà nước và doanh nghiệp FDI: Mức đóng hàng tháng bằng 1% tiền lương thực tế nhận được từ kết quả lao động, hoặc đóng theo mức khoán được Ban Chấp hành công đoàn cơ sở thỏa thuận, thống nhất với đoàn viên nhưng không được thấp hơn mức tối thiểu do Tổng Liên đoàn quy định.
• Đối với đoàn viên thuộc các nghiệp đoàn: Mức đóng được xác định cụ thể dựa trên mức thu nhập bình quân và do Đại hội nghiệp đoàn hoặc Ban Chấp hành nghiệp đoàn quyết định phù hợp với thực tế đời sống của người lao động tại địa phương.
• Trường hợp miễn, giảm đóng đoàn phí: Đoàn viên công đoàn gặp khó khăn đặc biệt, không có thu nhập ổn định, mất việc làm tạm thời từ 1 tháng trở lên hoặc đang trong thời gian hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội (thai sản, ốm đau dài ngày) thì được xem xét miễn hoặc giảm đóng đoàn phí trong thời gian đó theo quyết định của Ban Chấp hành công đoàn cơ sở.

- Phương thức đóng đoàn phí công đoàn

Để đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và thuận tiện cho đoàn viên, việc đóng đoàn phí được thực hiện qua hai phương thức chủ yếu:

• Đóng trực tiếp bằng tiền mặt: Đoàn viên đóng trực tiếp cho tổ công đoàn, công đoàn bộ phận hoặc cán bộ phụ trách thu đoàn phí của công đoàn cơ sở theo định kỳ hàng tháng.
• Trích nộp qua lương: Đoàn viên đăng ký và ủy quyền cho bộ phận tài chính, kế toán của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trích trực tiếp từ tiền lương hàng tháng để chuyển vào tài khoản hoặc quỹ của công đoàn cơ sở. Đây là phương thức được khuyến khích áp dụng rộng rãi tại các đơn vị có tổ chức kế toán hoàn chỉnh nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý.

- Quản lý và phân phối nguồn thu đoàn phí công đoàn

Nguồn thu đoàn phí công đoàn là tài sản của tổ chức công đoàn, được quản lý chặt chẽ và phân phối theo tỷ lệ quy định nhằm phục vụ tốt nhất cho lợi ích của đoàn viên:

• Mở sổ sách theo dõi: Công đoàn cơ sở phải lập sổ sách kế toán theo dõi chi tiết danh sách đoàn viên đóng phí, số tiền thu được và thực hiện quyết toán công khai, minh bạch theo đúng chế độ tài chính của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
• Tỷ lệ trích để lại và nộp cấp trên: Công đoàn cơ sở được giữ lại một tỷ lệ phần trăm nhất định trên tổng số đoàn phí thu được để chi cho các hoạt động trực tiếp tại cơ sở như thăm hỏi, động viên, khen thưởng, tổ chức phong trào thi đua. Phần còn lại phải nộp lên công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý theo đúng thời hạn quy định.
• Trách nhiệm kiểm tra, giám sát: Ban Chấp hành công đoàn cơ sở và Ủy ban Kiểm tra công đoàn các cấp có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đoàn phí, kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp thất thoát, chậm nộp hoặc sử dụng sai mục đích.