Thông tư số 02/2020/TT-BTP do Bộ Tư pháp ban hành hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và các mẫu giấy tờ liên quan đến quốc tịch Việt Nam.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định việc ban hành, hướng dẫn sử dụng và quản lý các loại Sổ quốc tịch (bao gồm Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch, Sổ đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam) cùng các mẫu giấy tờ về quốc tịch khác.

Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Công dân Việt Nam và người nước ngoài có nhu cầu giải quyết các việc về quốc tịch.
• Các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài.
• Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp.

Hệ thống mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch

Thông tư ban hành kèm theo danh mục chi tiết gồm 04 mẫu sổ quốc tịch và 15 loại mẫu giấy tờ về quốc tịch để áp dụng thống nhất trên toàn quốc và tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

• 04 mẫu sổ quốc tịch bao gồm: Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch (Ký hiệu: TP/QT-2020-STLHSQT); Sổ đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam (Ký hiệu: TP/QT-2020-SĐKXĐCQTVN); Sổ cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam (Ký hiệu: TP/QT-2020-SCGXNCQTVN); Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam (Ký hiệu: TP/QT-2020-SCGXNGVN).
• 15 loại mẫu giấy tờ về quốc tịch bao gồm: Các mẫu đơn xin nhập, xin trở lại, xin thôi quốc tịch Việt Nam (áp dụng cho cá nhân tự thực hiện hoặc thông qua người giám hộ, người đại diện theo pháp luật); Bản khai lý lịch; Các tờ khai đề nghị đăng ký xác định, cấp giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam hoặc xác nhận là người gốc Việt Nam; Trích lục đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam; Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam; Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam; Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ; Danh sách người được đề nghị giải quyết các việc về quốc tịch.

Quy định về in và sử dụng mẫu sổ, mẫu giấy tờ

Việc tiếp cận và sử dụng các mẫu sổ, giấy tờ được thực hiện linh hoạt và tạo điều kiện tối đa cho người dân:

• Tất cả các mẫu sổ và giấy tờ về quốc tịch được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn). Các cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ được phép tự truy cập và in ấn để sử dụng trong quá trình giải quyết thủ tục.
• Người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch có thể tự truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tải, in và sử dụng các mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai. Trong trường hợp người dân không thể tự in, cơ quan thụ lý hồ sơ có trách nhiệm in và phát miễn phí cho họ.

Nguyên tắc sử dụng Sổ quốc tịch

Để bảo đảm tính chính xác và pháp lý của Sổ quốc tịch, Thông tư đặt ra các nguyên tắc nghiêm ngặt:

• Công chức làm công tác quốc tịch tại Sở Tư pháp hoặc viên chức ngoại giao, lãnh sự tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải tự mình ghi chép vào Sổ quốc tịch. Nội dung ghi phải chính xác, rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, không dùng nhiều màu mực và tuyệt đối không dùng mực đỏ.
• Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in Sổ quốc tịch từ máy tính, phải sử dụng mực đen chất lượng tốt, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.
• Đối với việc giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận "Một cửa" sẽ là người ghi vào Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch.
• Sổ quốc tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối ngay từ khi mở sổ, ghi liên tiếp theo thứ tự và không được bỏ trống trang. Nếu quản lý bằng công nghệ thông tin, định kỳ hàng năm phải in ra, đóng thành sổ và thực hiện đóng dấu giáp lai đầy đủ.
• Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch (Mẫu TP/QT-2020-STLHSQT) được sử dụng chung để theo dõi các việc xin nhập, xin trở lại và xin thôi quốc tịch Việt Nam.

Nguyên tắc sử dụng mẫu giấy tờ về quốc tịch

• Công chức làm công tác quốc tịch phải tự mình ghi đầy đủ thông tin vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ, Trích lục đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Trường hợp thực hiện theo cơ chế một cửa, công chức tại bộ phận "Một cửa" chịu trách nhiệm ghi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ.
• Người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch có trách nhiệm điền đầy đủ, chính xác mọi thông tin theo các cột, mục trong mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai.
• Người yêu cầu phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực của các thông tin đã khai. Mọi hành vi cố ý khai sai lệch thông tin sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật tùy theo mức độ vi phạm.

Công tác thống kê và lưu trữ Sổ quốc tịch

• Khi kết thúc năm công tác, người ghi sổ quốc tịch có trách nhiệm thống kê chi tiết tổng số trường hợp đã ghi vào sổ trong năm. Nếu sử dụng nhiều sổ trong năm, phải ghi rõ tổng số quyển và tổng số trường hợp đã giải quyết, ký và ghi rõ họ tên, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan ký xác nhận và đóng dấu.
• Sổ quốc tịch là tài liệu pháp lý quan trọng, phải được lưu trữ vĩnh viễn và bảo quản nghiêm ngặt theo đúng các quy định của pháp luật về lưu trữ.

Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 24 tháng 5 năm 2020. Thông tư này thay thế hoàn toàn cho Thông tư số 08/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp hướng dẫn mẫu giấy tờ về quốc tịch và mẫu sổ thụ lý các việc về quốc tịch.