Thông tư 03/2011/TT-VPCP do Văn phòng Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 100/2010/NĐ-CP về Công báo. Văn bản này thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ chặt chẽ đối với việc gửi, tiếp nhận, biên tập, xuất bản, quản lý Công báo in và Công báo điện tử, đồng thời phân định rõ trách nhiệm của các cơ quan ban hành văn bản và cơ quan Công báo.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn chi tiết về hình thức, kỹ thuật trình bày ấn phẩm Công báo; quy trình gửi, tiếp nhận và đăng văn bản trên Công báo; cơ chế phối hợp xử lý các văn bản có sai sót trong quá trình tiếp nhận và đăng tải; cùng công tác quản lý, lưu giữ Công báo và văn bản đăng Công báo. Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan Công báo cấp Trung ương và cấp tỉnh, cùng các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động Công báo.

Hình thức và kỹ thuật trình bày ấn phẩm Công báo

Quy định về hình thức và kỹ thuật trình bày Công báo được chuẩn hóa đồng bộ giữa hai hình thức xuất bản:

• Hình thức xuất bản: Công báo được xuất bản dưới hai dạng là Công báo in (in trên giấy, đóng thành cuốn) và Công báo điện tử (phiên bản điện tử của Công báo in được đăng tải trên mạng tin học). Công báo điện tử cấp Trung ương được đăng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và mạng nội bộ của Văn phòng Chính phủ; Công báo cấp tỉnh đăng trên Cổng/Trang Thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và mạng nội bộ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Phông chữ sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001.
• Kỹ thuật trình bày Công báo in: Kích thước tiêu chuẩn của cuốn Công báo in là 29 cm x 20,5 cm. Đối với các văn bản có kèm sơ đồ, bản đồ kích thước lớn, cơ quan Công báo được phép điều chỉnh kích thước cuốn Công báo riêng cho phù hợp.
• Trang đầu và trang cuối: Trang đầu phải in hình Quốc huy, Quốc hiệu, chữ "CÔNG BÁO", tên địa phương xuất bản (đối với cấp tỉnh), số Công báo, ngày tháng năm và mục lục các văn bản đăng trong số đó. Trang cuối ghi rõ thông tin liên hệ của cơ quan Công báo, địa chỉ truy cập Internet, tên cơ sở in và giá bán.
• Trình bày nội dung: Nội dung văn bản được trình bày một cột, bảo đảm chính xác tuyệt đối so với bản chính. Các thông tin về nơi nhận, dấu, chữ ký, độ khẩn có thể được lược bỏ. Cỡ chữ sử dụng từ 13 đến 14, khoảng cách dòng từ đơn đến 1,5 dòng. Bảng biểu, sơ đồ, bản đồ phải giữ nguyên kích thước, phông chữ và hình vẽ của bản chính.

Quy định về việc gửi văn bản đăng Công báo

Để bảo đảm tính chính xác và kịp thời trong việc đăng tải, cơ quan ban hành văn bản phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Hồ sơ gửi đăng: Phải gửi bản chính văn bản giấy kèm theo bản điện tử có nội dung hoàn toàn trùng khớp với bản chính. Bản điện tử phải sử dụng phông chữ Unicode TCVN 6909:2001 dưới định dạng có thể chỉnh sửa, biên tập được.
• Ký hiệu nhận biết: Tại phần "Nơi nhận" của văn bản giấy phải ghi rõ từ "Công báo", đồng thời tại trang đầu của văn bản phải ghi dòng chữ "VĂN BẢN GỬI ĐĂNG CÔNG BÁO".
• Trường hợp đặc biệt: Đối với các Điều ước quốc tế chỉ được ký kết bằng tiếng nước ngoài, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm gửi kèm bản điện tử được quét (scan) từ bản chính của Điều ước quốc tế đó đến Văn phòng Chính phủ.

Quy trình và thủ tục xuất bản Công báo

Quy trình xuất bản Công báo được thực hiện qua các bước nghiệp vụ nghiêm ngặt:

• Tiếp nhận văn bản: Cơ quan Công báo thực hiện nhập danh mục thông tin và thuộc tính của văn bản (loại văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, cơ quan ban hành, ngày ban hành, ngày nhận) vào cơ sở dữ liệu Công báo điện tử, đồng thời in ra giấy để lưu trữ theo tháng của từng năm.
• Biên tập Công báo: Thực hiện đọc soát, đối chiếu kỹ lưỡng giữa bản điện tử và bản chính để căn chỉnh, thiết kế kỹ thuật. Số Công báo được tính lũy kế theo năm, số trang được đánh riêng cho từng cuốn.
• Thứ tự đăng tải: Văn bản được đăng theo thứ tự thời gian tiếp nhận (văn bản đến trước đăng trước). Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật quy định các biện pháp trong tình trạng khẩn cấp, phòng chống thiên tai, dịch bệnh sẽ được ưu tiên sắp xếp đăng ngay trong số Công báo gần nhất.
• Sắp xếp văn bản trong cuốn Công báo: Văn bản được chia làm hai phần rõ rệt là "văn bản quy phạm pháp luật" và "văn bản khác". Trong từng phần, văn bản được xếp theo thứ bậc cơ quan ban hành (từ cao xuống thấp về giá trị pháp lý), theo số văn bản tăng dần, và theo bảng chữ cái đối với các cơ quan cùng cấp.
• Thời điểm phát hành: Công báo điện tử phải được đăng tải đồng thời với thời điểm phát hành Công báo in.

Phối hợp xử lý văn bản có sai sót trong quá trình tiếp nhận và đăng Công báo

Thông tư quy định rõ cơ chế phối hợp và trách nhiệm xử lý khi phát hiện sai sót trong văn bản:

• Phân loại sai sót và hướng xử lý: Đối với sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, cơ quan ban hành hoặc cơ quan Công báo thực hiện đính chính bằng văn bản. Đối với sai sót về nội dung hoặc thẩm quyền ban hành, cơ quan ban hành phải ra văn bản thu hồi, sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ theo đúng trình tự pháp luật.
• Quy trình xử lý của cơ quan Công báo: Nếu phát hiện sai sót trong quá trình biên tập, cơ quan Công báo thông báo bằng văn bản cho cơ quan ban hành. Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo, nếu không nhận được phản hồi, cơ quan Công báo vẫn tiến hành đăng văn bản đó. Trường hợp cơ quan ban hành yêu cầu xử lý, thời hạn đăng Công báo sẽ tính từ ngày nhận được văn bản đề nghị xử lý mới.
• Quy trình xử lý đính chính: Nếu văn bản có sai sót về thể thức chưa được đăng, cơ quan Công báo sẽ đăng đồng thời văn bản đó cùng văn bản đính chính. Nếu văn bản đã được đăng, văn bản đính chính sẽ được đăng vào số Công báo kế tiếp gần nhất. Đối với văn bản sai sót về nội dung hoặc thẩm quyền, cơ quan Công báo sẽ trả lại văn bản theo yêu cầu của cơ quan ban hành.

Quản lý Công báo, văn bản đăng Công báo và trách nhiệm của các cơ quan

Công tác quản lý sau xuất bản và phân định trách nhiệm được quy định cụ thể:

• Lưu giữ tại cơ quan Công báo: Cơ quan Công báo có trách nhiệm lưu giữ 02 cuốn Công báo in cho mỗi số đã xuất bản (đóng quyển theo năm); lưu giữ văn bản giấy đăng Công báo trong thời hạn 05 năm; và quản lý chặt chẽ cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ tra cứu.
• Cấp phát miễn phí: Ấn phẩm Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được cấp phát miễn phí phải được đặt tại Tủ sách pháp luật của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để phục vụ nhân dân.
• Trách nhiệm của cơ quan ban hành: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác giữa bản điện tử và bản chính văn bản giấy; cung cấp thông tin liên hệ của cán bộ hoặc bộ phận đầu mối gửi văn bản cho cơ quan Công báo.
• Trách nhiệm của cơ quan Công báo: Cung cấp thông tin đầu mối tiếp nhận văn bản; đôn đốc, kiểm tra quy trình xuất bản và việc quản lý, khai thác, sử dụng Công báo cấp phát miễn phí tại địa phương.

Hiệu lực thi hành

Thông tư 03/2011/TT-VPCP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 6 năm 2011. Văn bản này thay thế và bãi bỏ hoàn toàn hai văn bản hướng dẫn trước đây của Văn phòng Chính phủ bao gồm: Thông tư số 04/2005/TT-VPCP ngày 21 tháng 3 năm 2005 và Thông tư số 03/2006/TT-VPCP ngày 17 tháng 02 năm 2006 hướng dẫn thi hành Nghị định số 104/2004/NĐ-CP về Công báo.