Thông tư 09/2011/TT-BTP do Bộ Tư pháp ban hành hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự trong công tác thi hành án dân sự trên phạm vi toàn quốc.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định việc ban hành các loại biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự và hướng dẫn chi tiết việc quản lý, sử dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác thi hành án dân sự. Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự.
• Thủ trưởng các cơ quan thi hành án dân sự bao gồm Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự cấp tỉnh và Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện.
• Chấp hành viên, Thẩm tra viên và công chức làm công tác thi hành án dân sự.
• Người được thi hành án, người phải thi hành án và những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc thi hành án.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng biểu mẫu nghiệp vụ

• Biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự phải được ban hành, quản lý và sử dụng một cách thống nhất trong toàn bộ hoạt động thi hành án dân sự trên cả nước.
• Trong quá trình tổ chức thi hành án, các đối tượng thuộc diện áp dụng bắt buộc phải sử dụng đúng các biểu mẫu nghiệp vụ được ban hành kèm theo Thông tư này theo quy định của pháp luật về thi hành án dân sự.

Hệ thống các loại biểu mẫu nghiệp vụ được ban hành

Thông tư ban hành kèm theo tổng cộng 158 biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự, được phân chia cụ thể theo thẩm quyền và mục đích sử dụng như sau:

• 03 mẫu quyết định về thi hành án thuộc thẩm quyền ban hành của Tổng cục Thi hành án dân sự.
• 57 mẫu quyết định về thi hành án thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Thi hành án dân sự cấp tỉnh.
• 54 mẫu quyết định về thi hành án thuộc thẩm quyền ban hành của Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện.
• 44 mẫu giấy báo, giấy triệu tập, thông báo, mẫu biên bản và các mẫu đơn dùng trong hoạt động thi hành án dân sự.

Phân cấp quản lý biểu mẫu nghiệp vụ

• Tổng cục Thi hành án dân sự chịu trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thống nhất quản lý và hướng dẫn sử dụng các biểu mẫu trên phạm vi toàn quốc. Đồng thời, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để đăng tải công khai các biểu mẫu này trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan thi hành án địa phương dễ dàng truy cập, tải về, in ấn và sử dụng.
• Cục Thi hành án dân sự cấp tỉnh có trách nhiệm trực tiếp quản lý và hướng dẫn việc sử dụng biểu mẫu nghiệp vụ trong phạm vi địa phương mình.

Quy định về sử dụng và ghi chép biểu mẫu nghiệp vụ

• Yêu cầu về sử dụng: Biểu mẫu phải được sử dụng thống nhất, đúng nghiệp vụ trong quá trình tổ chức thi hành các bản án, quyết định theo quy định của Luật Thi hành án dân sự. Tùy thuộc vào tình hình thực tế của từng vụ việc, người có thẩm quyền (Thủ trưởng cơ quan, Chấp hành viên, Thẩm tra viên, công chức) quyết định lựa chọn biểu mẫu phù hợp. Tất cả các biểu mẫu đều được thống nhất sử dụng trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
• Yêu cầu về ghi chép: Việc ghi chép thông tin nghiệp vụ phải đảm bảo tính chính xác, chữ viết rõ ràng, đủ nét, dễ đọc. Tuyệt đối không viết tắt, không dùng ký hiệu, không tẩy xóa, không sử dụng từ ngữ địa phương và phải viết bằng cùng một loại mực tốt. Đối với các đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin, nội dung có thể được nhập và in trực tiếp từ máy vi tính.
• Tính liên tục và bảo mật: Việc ghi chép phải liên tục, không được để trống bất kỳ phần nào. Các trang phải được đánh số rõ ràng. Khi kết thúc việc ghi chép, phần giấy còn trống trong văn bản phải được gạch chéo để tránh việc bổ sung thông tin trái phép. Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc bổ sung làm sai lệch nội dung nghiệp vụ đã ghi chép.

Phương thức chỉnh sửa nội dung ghi chép có sai sót

Trong quá trình sử dụng biểu mẫu, nếu phát hiện thông tin ghi chép có sai sót thì xử lý theo các phương thức sau:

• Đối với các quyết định, thông báo, giấy báo, giấy triệu tập: Nếu sai sót không làm thay đổi bản chất sự việc, người có thẩm quyền tiến hành đính chính bằng văn bản đối với phần sai sót đó. Nếu sai sót làm thay đổi bản chất sự việc, phải ra văn bản thu hồi văn bản cũ và ban hành văn bản mới để thay thế.
• Đối với các loại biên bản: Nếu các thành viên tham gia đồng ý chỉnh sửa trực tiếp, người lập biên bản thực hiện sửa đổi trực tiếp vào phần sai sót, đồng thời tất cả các thành viên phải ký xác nhận ngay bên cạnh phần sửa đổi. Nếu các thành viên không đồng ý chỉnh sửa trực tiếp, bắt buộc phải lập biên bản mới để thay thế biên bản cũ.

Phát hành và lưu trữ biểu mẫu

Các biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự sau khi sử dụng phải được phát hành và lưu trữ nghiêm ngặt theo đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư (cụ thể là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 09/2010/NĐ-CP) và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Thông tư 09/2011/TT-BTP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 7 năm 2011. Thông tư này thay thế hoàn toàn Quyết định số 07/2007/QĐ-BTP ngày 12 tháng 7 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành quy định về biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự.

Tổng cục Thi hành án dân sự chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thống nhất trên toàn quốc. Thủ trưởng các cơ quan thi hành án dân sự địa phương chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tại đơn vị mình. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các cơ quan phải kịp thời báo cáo về Bộ Tư pháp để xem xét, giải quyết.