Thông tư 17/2012/TT-BYT do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành quy định chi tiết về việc cấp và sử dụng Giấy chứng sinh tại Việt Nam, nhằm bảo đảm quyền lợi đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra sống và thống nhất quản lý dữ liệu hộ tịch y tế.

Phạm vi điều chỉnh của Thông tư bao gồm các quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp và cấp lại Giấy chứng sinh; công tác in ấn, cung cấp mẫu; hướng dẫn cách ghi và chế độ báo cáo thống kê số liệu liên quan. Đối tượng áp dụng trực tiếp là các cơ sở y tế được phép thực hiện dịch vụ đỡ đẻ và cha, mẹ hoặc người thân thích của trẻ sơ sinh.

Thẩm quyền cấp Giấy chứng sinh

Theo quy định, các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hợp pháp được phép cung cấp dịch vụ đỡ đẻ có thẩm quyền cấp và cấp lại Giấy chứng sinh bao gồm:

• Bệnh viện đa khoa có khoa sản; Bệnh viện chuyên khoa phụ sản, Bệnh viện sản - nhi.
• Nhà hộ sinh.
• Trạm y tế cấp xã.
• Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hợp pháp khác được phép cung cấp dịch vụ đỡ đẻ theo quy định của pháp luật.

Thủ tục cấp Giấy chứng sinh lần đầu

Quy trình cấp Giấy chứng sinh lần đầu được phân chia cụ thể theo hai trường hợp sinh tại cơ sở y tế hoặc sinh ngoài cơ sở y tế:

• Trường hợp trẻ sinh ra tại cơ sở y tế: Trước khi trẻ sơ sinh được xuất viện về nhà, cơ sở y tế có trách nhiệm ghi đầy đủ các nội dung theo mẫu Giấy chứng sinh quy định. Cha, mẹ hoặc người thân thích của trẻ có trách nhiệm đọc, kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trước khi ký nhận. Giấy chứng sinh được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý tương đương nhau: 01 bản giao cho gia đình để làm thủ tục đăng ký khai sinh và 01 bản lưu trữ tại cơ sở y tế.
• Trường hợp trẻ sinh ra tại nhà hoặc nơi khác ngoài cơ sở y tế: Người thân thích của trẻ phải điền đầy đủ thông tin vào Đơn đề nghị cấp Giấy chứng sinh theo mẫu và nộp cho trạm y tế cấp xã nơi cư trú. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, trạm y tế xã có trách nhiệm xác minh sự việc và thực hiện cấp Giấy chứng sinh cho trẻ. Đối với các trường hợp phức tạp cần xác minh thêm, thời hạn xác minh tối đa không được quá 05 ngày làm việc.

Thủ tục cấp lại Giấy chứng sinh

Thông tư quy định rõ hai trường hợp được phép cấp lại Giấy chứng sinh với các thủ tục nghiêm ngặt nhằm tránh sai sót và gian lận:

• Trường hợp phát hiện có nhầm lẫn khi ghi chép: Cha, mẹ hoặc người thân thích của trẻ phải làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh, kèm theo các giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn gửi tới cơ sở y tế đã cấp lần đầu. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ sở y tế phải thu hồi và hủy bỏ Giấy chứng sinh cũ bị nhầm lẫn, đồng thời cấp lại Giấy chứng sinh mới. Giấy chứng sinh cấp lại phải ghi rõ số, quyển số của giấy cũ và đóng dấu "Cấp lại". Thời gian xác minh thêm (nếu có) không quá 03 ngày làm việc. Giấy tờ chứng minh nhầm lẫn bao gồm bản photocopy Chứng minh nhân dân (mang theo bản chính đối chiếu) đối với sai sót về họ tên mẹ, năm sinh, hộ khẩu, dân tộc; hoặc xác nhận của Công an khu vực đối với sai sót về nơi tạm trú.
• Trường hợp Giấy chứng sinh bị mất, rách, nát: Người thân thích của trẻ làm Đơn đề nghị cấp lại có xác nhận của Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc Trưởng thôn về việc trẻ được sinh ra và đang sinh sống tại địa bàn, gửi tới cơ sở y tế cấp lần đầu. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, cơ sở y tế tiến hành cấp lại Giấy chứng sinh mới tương tự như trường hợp cấp lại do nhầm lẫn. Thời hạn xác minh tối đa không quá 03 ngày làm việc.

Quy định về in ấn, cung cấp và cách ghi Giấy chứng sinh

Công tác quản lý phôi và ghi chép Giấy chứng sinh được thực hiện theo các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể:

• Hình thức và in ấn: Giấy chứng sinh được in sẵn và đóng thành sổ theo khổ giấy A4 (210 x 297 mm). Mỗi trang sổ chia làm 02 phần có nội dung đồng nhất để ghi thông tin trẻ sinh sống. Các cơ sở y tế ứng dụng phần mềm quản lý không bắt buộc đóng sổ nhưng phải đảm bảo in và cấp đúng mẫu quy định.
• Trách nhiệm cung cấp: Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm lập kế hoạch in ấn và cung cấp mẫu Giấy chứng sinh hoàn toàn miễn phí cho các trạm y tế cấp xã. Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác tự chịu trách nhiệm in ấn để sử dụng tại đơn vị mình.
• Cách ghi chép: Việc ghi chép các thông tin trên Giấy chứng sinh phải tuân thủ nghiêm ngặt theo hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này để đảm bảo tính chính xác và thống nhất.

Chế độ báo cáo thống kê số liệu

Các cơ sở y tế có trách nhiệm thực hiện báo cáo thống kê định kỳ về tình hình cấp Giấy chứng sinh:

• Nội dung báo cáo bao gồm: Tổng số trẻ sinh ra sống; Tổng số trẻ sinh ra sống đã được cấp Giấy chứng sinh; Những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình ghi và cấp giấy.
• Phương thức và biểu mẫu báo cáo được thực hiện theo quy định về Hệ thống sổ sách, biểu mẫu báo cáo thống kê y tế hiện hành của Bộ Y tế.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn thực hiện

Thông tư 17/2012/TT-BYT chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2013. Mẫu Giấy chứng sinh được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế để các Sở Y tế và cơ sở khám bệnh, chữa bệnh chủ động truy cập, tải về, in ấn và sử dụng hợp pháp. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm phản ánh kịp thời về Bộ Y tế (Vụ Sức khỏe Bà mẹ - Trẻ em) để được nghiên cứu, hướng dẫn giải quyết.