Thông tư 56/2021/TT-BCA do Bộ Công an ban hành quy định chi tiết về hệ thống biểu mẫu, phương thức quản lý và sử dụng các biểu mẫu trong công tác đăng ký, quản lý cư trú trên phạm vi toàn quốc.

Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định chi tiết về các loại biểu mẫu, công tác quản lý và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu trong hoạt động đăng ký, quản lý cư trú. Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Cơ quan, người làm công tác đăng ký, quản lý cư trú, quản lý xuất, nhập cảnh.
• Cơ quan, tổ chức, hộ gia đình và công dân Việt Nam sinh sống trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Hệ thống 16 biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú

Thông tư ban hành kèm theo danh mục gồm 16 biểu mẫu ký hiệu là CT, phục vụ cho các nghiệp vụ cụ thể sau:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Ký hiệu: CT01): Sử dụng khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, đăng ký tạm trú, xóa đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo thông tin về cư trú, xác nhận thông tin về cư trú.
• Tờ khai đề nghị cấp văn bản đồng ý cho đăng ký thường trú (Ký hiệu: CT02): Dành cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam thường trú thực hiện thủ tục đề nghị cấp văn bản đồng ý cho đăng ký thường trú tại cơ quan Quản lý xuất, nhập cảnh.
• Phiếu khai báo tạm vắng (Ký hiệu: CT03): Cấp cho công dân thực hiện khai báo tạm vắng theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Luật Cư trú.
• Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Ký hiệu: CT04): Do cơ quan đăng ký cư trú lập để giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến cư trú.
• Phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Ký hiệu: CT05): Lập để yêu cầu công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, xác nhận thông tin về cư trú, đăng ký tạm trú, xóa đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo tạm vắng, khai báo thông tin về cư trú.
• Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ (Ký hiệu: CT06): Thông báo rõ lý do từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong cơ sở dữ liệu về cư trú, xác nhận thông tin về cư trú, đăng ký tạm trú, xóa đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo tạm vắng, khai báo thông tin về cư trú.
• Xác nhận thông tin về cư trú (Ký hiệu: CT07): Sử dụng để xác nhận thông tin về thời gian, địa điểm, hình thức đăng ký cư trú và các nội dung khác của cá nhân, hộ gia đình khi có yêu cầu.
• Thông báo về kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú (Ký hiệu: CT08): Thông báo cho công dân về kết quả giải quyết đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong cơ sở dữ liệu về cư trú, xác nhận thông tin về cư trú, đăng ký tạm trú, xóa đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo tạm vắng, khai báo thông tin về cư trú, hủy bỏ kết quả đăng ký thường trú, hủy bỏ kết quả đăng ký tạm trú.
• Quyết định về việc hủy bỏ đăng ký cư trú (Ký hiệu: CT09): Do cơ quan có thẩm quyền sử dụng để hủy bỏ đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú của công dân không đúng thẩm quyền, không đúng đối tượng, không đúng điều kiện theo quy định tại Điều 35 Luật Cư trú.
• Phiếu xác minh thông tin về cư trú (Ký hiệu: CT10): Lập để trao đổi thông tin, tài liệu giữa các cơ quan đăng ký cư trú nhằm làm rõ thông tin của cá nhân, hộ gia đình trong quá trình thực hiện công tác đăng ký, quản lý cư trú.
• Phiếu đề xuất phê duyệt hồ sơ (Ký hiệu: CT11): Sử dụng để đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, xác nhận thông tin về cư trú, đăng ký tạm trú, xóa đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo tạm vắng, khai báo thông tin về cư trú, hủy bỏ đăng ký thường trú, hủy bỏ đăng ký tạm trú.
• Thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú (Ký hiệu: CT12): Sử dụng để thống kê, báo cáo các thông tin liên quan đến công tác đăng ký, quản lý cư trú tại địa phương theo ngày, tuần, tháng, quý, 06 tháng, năm.
• Túi hồ sơ cư trú (Ký hiệu: CT13): Sử dụng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong công tác đăng ký, quản lý cư trú.
• Sổ tiếp nhận lưu trú (Ký hiệu: CT14): Sử dụng để theo dõi việc tiếp nhận các nội dung thông báo lưu trú theo quy định tại Điều 30 Luật Cư trú.
• Sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ cư trú (Ký hiệu: CT15): Do cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú lập và quản lý sau khi giải quyết đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong cơ sở dữ liệu về cư trú, hủy bỏ kết quả đăng ký thường trú.
• Sổ theo dõi tra cứu, khai thác tàng thư hồ sơ cư trú (Ký hiệu: CT16): Do cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú lập và quản lý thông tin, tài liệu trong tàng thư hồ sơ cư trú.

Quy định về quản lý và sử dụng biểu mẫu

Công tác quản lý và sử dụng các biểu mẫu cư trú được thực hiện thống nhất dưới sự quản lý của Bộ Công an với các quy tắc chặt chẽ:

• Trách nhiệm in ấn và cấp phát: Bộ Công an thực hiện in và cấp phát các biểu mẫu CT13, CT14, CT15, CT16 cho Công an các đơn vị, địa phương. Đối với các biểu mẫu từ CT01 đến CT12, Công an các đơn vị, địa phương sẽ thực hiện in trực tiếp từ máy tính khi giải quyết thủ tục hành chính.
• Quy chuẩn kỹ thuật: Các biểu mẫu từ CT01 đến CT12 và các sổ CT14, CT15, CT16 được in trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm), sử dụng mực đen trên nền giấy trắng. Riêng mẫu Túi hồ sơ cư trú (CT13) có kích thước đặc thù 270 mm x 350 mm, in bằng mực đen trên nền giấy màu nâu vàng.
• Nguyên tắc sử dụng: Các biểu mẫu từ CT01 đến CT12 được tích hợp trực tiếp trong phần mềm quản lý cư trú. Số hiệu của biểu mẫu có số phải được ghi tăng dần liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày đầu năm (01/01) và kết thúc vào ngày cuối năm (31/12). Các loại sổ sách (CT14, CT15, CT16) phải ghi chép liên tục theo thứ tự trang, không được để trống và phải hoàn thiện đầy đủ thông tin từ trang bìa đến các trang nội dung.
• Hành vi bị nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung thông tin trên biểu mẫu. Người có hành vi cố ý làm sai lệch thông tin sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật tùy theo mức độ vi phạm.

Kinh phí bảo đảm cho công tác quản lý, sử dụng biểu mẫu

Nguồn kinh phí phục vụ cho việc in ấn, cấp phát, mua sắm trang thiết bị, phương tiện và vật tư phục vụ sử dụng biểu mẫu được bảo đảm từ ngân sách nhà nước, bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của Bộ Công an. Quy trình lập dự toán được quy định cụ thể:

• Hàng năm, vào tháng 9, Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm lập dự trù nhu cầu sử dụng các biểu mẫu do Bộ Công an cấp phát (CT13, CT14, CT15, CT16) gửi Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội tổng hợp.
• Đồng thời, Công an các đơn vị, địa phương tự lập dự trù kinh phí in ấn các biểu mẫu từ CT01 đến CT12 để phục vụ nhu cầu thực tế tại đơn vị mình.
• Việc quản lý, cấp phát, sử dụng và quyết toán kinh phí phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Hiệu lực thi hành và Trách nhiệm tổ chức thực hiện

Thông tư 56/2021/TT-BCA chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2021. Thông tư này thay thế hoàn toàn cho Thông tư số 36/2014/TT-BCA ngày 09 tháng 09 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Công an. Đối với biểu mẫu HK14 ban hành kèm theo Thông tư số 36/2014/TT-BCA đã được in và cấp phát trước đó thì vẫn được phép tiếp tục sử dụng cho đến khi hết.

Về trách nhiệm thi hành, Cục trưởng Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện thống nhất trên toàn quốc. Cục Kế hoạch và Tài chính phối hợp bảo đảm nguồn kinh phí. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Công an, Giám đốc Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định tại Thông tư này.