Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5950-3:1995 (hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 10011-3:1991) là một phần quan trọng trong bộ tiêu chuẩn hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng. Phần 3 của tiêu chuẩn này tập trung chuyên sâu vào việc Quản lý chương trình đánh giá, đưa ra các nguyên tắc và hoạt động cơ bản nhằm đảm bảo chương trình đánh giá hệ thống chất lượng được thực hiện một cách hiệu quả, nhất quán và chuyên nghiệp.
Dưới đây là tóm tắt chi tiết nội dung Phần mở đầu và các điều khoản đầu (từ Điều 1 đến Điều 4) của tiêu chuẩn:
- Điều 1: Phạm vi áp dụng (Scope)
Điều khoản này xác định rõ giới hạn và mục đích áp dụng của tiêu chuẩn:
- Cung cấp các hướng dẫn cơ bản cho việc quản lý các chương trình đánh giá hệ thống chất lượng.
- Áp dụng cho mọi tổ chức có nhu cầu thiết lập, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát chương trình đánh giá chất lượng, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động.
- Tạo cơ sở pháp lý và kỹ thuật để điều phối hoạt động của các chuyên gia đánh giá, đảm bảo tính khách quan và hiệu lực của toàn bộ quá trình đánh giá.
- Điều 2: Tiêu chuẩn trích dẫn (Normative references)
Để áp dụng tiêu chuẩn này một cách chính xác, người sử dụng cần tham chiếu và phối hợp áp dụng với các văn bản tiêu chuẩn liên quan sau:
- TCVN 5950-1:1995 (ISO 10011-1:1991): Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 1: Đánh giá.
- TCVN 5950-2:1995 (ISO 10011-2:1991): Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 2: Tiêu chuẩn trình độ đối với chuyên gia đánh giá hệ thống chất lượng.
- ISO 8402: Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng - Từ vựng (để thống nhất về mặt thuật ngữ chuyên ngành).
- Điều 3: Định nghĩa (Definitions)
Tiêu chuẩn quy định việc sử dụng thống nhất các thuật ngữ và định nghĩa đã được nêu trong ISO 8402 và TCVN 5950-1. Việc làm rõ các khái niệm này giúp tránh những hiểu lầm không đáng có giữa bên đánh giá, bên được đánh giá và tổ chức quản lý chương trình đánh giá.
- Điều 4: Quản lý chương trình đánh giá (Managing the audit programme)
Đây là nội dung cốt lõi của phần đầu tiêu chuẩn, quy định chi tiết các yêu cầu đối với việc điều hành và kiểm soát một chương trình đánh giá hệ thống chất lượng:
- Lập kế hoạch và xác định tiến độ: Tổ chức phải thiết lập một kế hoạch tổng thể rõ ràng, xác định tần suất đánh giá, phạm vi đánh giá cho từng bộ phận hoặc quy trình, và thời gian thực hiện cụ thể. Kế hoạch này phải linh hoạt để có thể điều chỉnh khi có sự thay đổi lớn trong hệ thống chất lượng hoặc cơ cấu tổ chức.
- Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết bao gồm nhân lực (chuyên gia đánh giá có đủ năng lực theo quy định tại Phần 2), thời gian, tài chính và các công cụ hỗ trợ kỹ thuật để cuộc đánh giá diễn ra thuận lợi.
- Đánh giá kết hợp (Joint audits): Quy định cách thức phối hợp khi có nhiều tổ chức cùng tham gia đánh giá một hệ thống chất lượng. Việc này đòi hỏi sự thống nhất chặt chẽ về mục tiêu, tiêu chí đánh giá và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bên để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nội dung.
- Đánh giá năng lực chuyên gia: Thiết lập cơ chế giám sát và đánh giá liên tục hiệu quả làm việc của các chuyên gia đánh giá. Điều này giúp duy trì chất lượng đội ngũ và xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kịp thời.
- Xem xét và cải tiến chương trình: Định kỳ xem xét lại toàn bộ chương trình đánh giá để phát hiện các điểm bất cập, từ đó thực hiện các biện pháp cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
TIÊU CHUẨN VIỆT NAM
TCVN 5950-3:1995
ISO 10011-3:1991
PHẦN 3: QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ
Guidelines for auditing quality systems - Part 3: Management of audit programmes
0. Mở đầu
Bất kỳ tổ chức nào có nhu cầu đánh giá hệ thống chất lượng cần xây dựng khả năng quản lý toàn diện toàn bộ quá trình.
TCVN 5950 - 3 : 1995 mô tả các hoạt động mà một tổ chức như vậy cần phải thực hiện.
1. Phạm vi áp dụng
Tiêu chuẩn này đưa ra các hướng dẫn cơ bản về quản lý các chương trình đánh giá hệ thống chất lượng.
Tiêu chuẩn này có thể áp dụng để xây dựng và duy trì chức năng quản lý chương trình đánh giá hệ thống chất lượng theo các điều khoản đã cho trong TCVN 5950 - 1 : 1995.
2. Tiêu chuẩn trích dẫn
TCVN 5814 - 1994 (ISO 8402) Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng - Thuật ngữ và định nghĩa.
TCVN 5950 - 1 : 1995 (ISO 10011 - 1) Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 1: Đánh giá.
TCVN 5950 - 2 : 1995 (ISO 10011 - 2) Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 2: Các chuẩn mực về trình độ đối với chuyên gia đánh giá hệ thống chất lượng.
3. Định nghĩa
Các định nghĩa trong TCVN 5814 - 1994 và TCVN 5814 - 1994 và TCVN 5950 - 1 : 1995 được áp dụng trong phần này và áp dụng thêm định nghĩa sau:
Chú thích - Thuật ngữ "thanh tra" trong TCVN 5814 thay bằng "đánh giá".
3.1. Bộ phận quản lý chương trình đánh giá: Tổ chức hoặc nhóm chức năng trong một tổ chức chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tiến hành lập chương trình đánh giá hệ thống chất lượng.
4. Quản lý một chương trình đánh giá
4.1. Tổ chức
Bất cứ một tổ chức nào có nhu cầu lâu dài về đánh giá hệ thống chất lượng đều phải xây dựng khả năng quản lý toàn diện toàn bộ quá trình. Chức năng này phải không liên quan đến các trách nhiệm trực tiếp về việc thực hiện hệ thống chất lượng đang được đánh giá.
4.2. Tiêu chuẩn
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá phải xác định các tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng dựa vào đó có thể đánh giá và triển khai các khả năng để đánh giá có hiệu quả.
4.3. Trình độ nhân viên
4.3.1. Quản lý chương trình đánh giá
Việc quản lý chương trình đánh giá được tiến hành bởi những người có kiến thức cụ thể về thủ tục và quy định đánh giá chất lượng.
4.3.2. Chuyên gia đánh giá
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá phải sử dụng những chuyên gia đánh giá phù hợp với các điều kiện trong TCVN 5950 - 2 : 1995 Các chuyên gia đánh giá này được hội đồng đánh giá trình độ chấp thuận và bộ phận quản lý chương trình đánh giá chấp nhận theo các điều trong TCVN 5950 - 2 : 1995.
4.4. Sự thích hợp của các thành viên trong đoàn
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá phải xem xét các yếu tố dưới đây khi lựa chọn chuyên gia đánh giá và trưởng đoàn đánh giá khi giao nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo các kỹ năng thích hợp với từng nhiệm vụ được phân công:
- loại tiêu chuẩn hệ thống chất lượng dựa vào đó để tiến hành đánh giá (ví dụ các tiêu chuẩn về sản xuất, phần mềm máy vi tính hoặc dịch vụ);
- loại dịch vụ hoặc sản phẩm và các yêu cầu có liên quan (ví dụ: chăm sóc sức khỏe, thực phẩm, bảo hiểm, máy tính, trang bị máy móc, thiết bị hạt nhân);
- yêu cầu về trình độ nghề nghiệp hoặc tinh thông kỹ thuật trong từng chuyên môn cụ thể;
- số lượng và thành phần của đoàn đánh giá;
- yêu cầu về kỹ năng quản lý đoàn;
- khả năng sử dụng có hiệu quả các kỹ năng của các thành viên trong đoàn đánh giá;
- các kỹ năng cần thiết để làm việc với bên được đánh giá cụ thể;
- kỹ năng về ngôn ngữ yêu cầu;
- không có mâu thuẫn thực sự hay cảm thấy về quyền lợi;
- các yếu tố thích hợp khác.
4.5. Theo dõi và duy trì chất lượng công việc của chuyên gia đánh giá
4.5.1. Đánh giá chất lượng công việc
Bộ phận quản lý chương trình phải thường xuyên đánh giá chất lượng công việc các chuyên gia đánh giá của họ, thông qua sự quan sát các cuộc đánh giá và các phương pháp khác. Các thông tin này cần được sử dụng để cải tiến việc lựa chọn và chất lượng công việc của chuyên gia đánh giá và để phát hiện ra chất lượng công việc không phù hợp.
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá nên có sẵn các thông tin này cho các hội đồng đánh giá trình độ khi được yêu cầu.
4.5.2. Tính nhất quán của chuyên gia đánh giá
Các cuộc đánh giá về cùng một hoạt động trong cùng điều kiện do các chuyên gia đánh giá khác nhau tiến hành phải đi đến các kết luận tương tự. Bộ phận quản lý chương trình đánh giá phải xây dựng các phương pháp đo lường và so sánh thực hiện của chuyên gia đánh giá để đạt được tính nhất quán giữa các chuyên gia đánh giá. Các phương pháp này bao gồm:
- các hội thảo đào tạo chuyên gia đánh giá;
- so sánh chất lượng công việc của chuyên gia đánh giá;
- xem xét các báo đánh giá;
- đánh giá việc thực hiện;
- luân chuyển chuyên gia đánh giá trong các đoàn đánh giá.
4.5.3. Đào tạo
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá nên đánh giá thường xuyên nhu cầu đào tạo chuyên gia đánh giá và đưa ra hành động thích hợp để duy trì và cải tiến các kỹ năng đánh giá.
4.6. Các yếu tố tác nghiệp
4.6.1. Khái quát
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá nên xem xét các yếu tố sau, và khi cần thiết, thiết lập các thủ tục để đảm bảo rằng các nhân viên của họ có thể hoạt động nhất quán và được hỗ trợ đầy đủ.
4.6.2. Dự trữ nguồn lực
Phải xây dựng các thủ tục để đảm bảo các nguồn lực thích hợp luôn sẵn có để thực hiện các mục tiêu của chương trình đánh giá.
4.6.3. Lập kế hoạch và lịch chương trình đánh giá
Phải xây dựng các thủ tục về lập kế hoạch và lịch chương trình đánh giá.
4.6.4. Báo cáo đánh giá
Khuôn khổ hình thức báo cáo đánh giá phải quy định để có thể áp dụng được.
4.6.5. Hành động khắc phục tiếp theo
Phải xây dựng các thủ tục để kiểm soát hoạt động khắc phục tiếp theo, nếu bộ phận quản lý chương trình đánh giá được yêu cầu.
4.6.6. Bảo mật
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá phải xây dựng các thủ tục để đảm bảo bí mật cho bất cứ thông tin nào về cuộc đánh giá hoặc về chuyên gia đánh giá mà họ đang có.
4.7. Phối hợp đánh giá
Có thể có trường hợp một số tổ chức đánh giá phối hợp để đánh giá một hệ thống chất lượng. Trong trường hợp này phải thỏa thuận được về trách nhiệm cụ thể của mỗi tổ chức, đặc biệt về thẩm quyền của trưởng đoàn đánh giá, sự tiếp xúc với bên được đánh giá, phương pháp hoạt động và phân phát các kết quả đánh giá trước khi cuộc đánh giá bắt đầu.
4.8. Cải tiến chương trình đánh giá
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá phải xây dựng một phương pháp không ngừng cải tiến chương trình qua sự phản hồi và góp ý của tất cả các bên có liên quan.
5. Quy chế hành nghề
Bộ phận quản lý chương trình đánh giá nên xem xét yêu cầu đưa quy chế hành nghề vào hoạt động và quản lý các chương trình đánh giá.
- 1 Quyết định 2669/QĐ-BKHCN năm 2008 hủy bỏ Tiêu chuẩn Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành
- 2 Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5814:1994 về quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng - Thuật ngữ và định nghĩa
- 3 Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5950-2:1995 (ISO 10011-2:1991) về Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 2: Các chuẩn mực về trình độ đối với chuyên gia đánh giá hệ thống chất lượng