Công tác văn thư lưu trữ tại các Sở, Ban ngành và huyện, thị trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng thời gian qua đi dần vào nề nếp ổn định, cơ sở vật chất từng bước được trang bị tốt hơn, công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được quan tâm.

Cán bộ văn thư -lưu trữ phần đông là kiêm nhiệm song đều có cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ. Việc tiếp nhận, chuyển giao công văn cho lãnh đạo và các phòng ban kịp thời, phát hành văn bản thực hiện chặt chẽ đúng qui trình, bảo đảm thể thức, thẩm quyền....

Tuy nhiên, công tác lưu trữ một số nơi chưa được tổ chức thống nhất theo quy định chung của Nhà nước; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ để chỉnh lý hoàn chỉnh; việc tra tìm tài liệu đôi khi chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu; nhiều cơ quan chưa có phòng kho lưu trữ tài liệu riêng và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông tin cho công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế... Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ chưa đủ về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn.

Để thực hiện tốt Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Chỉ thị 726/ TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và Thông tư 40/1998/TT.TCCP của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp. Đồng thời, nhằm khắc phục những tồn tại thời gian qua, nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, củng cố hệ thống lưu trữ từ tỉnh đến huyện, thị và xã phường, thị trấn, đáp ứng yêu cầu công tác phục vụ tốt việc nghiên cứu, chỉ đạo điều hành quản lý Nhà nước. Chủ tịch ủy ban Nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các Sở, Ban ngành, Đoàn thể tỉnh, Chủ tịch ủy ban Nhân dân các huyện, thị nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác lưu trữ, chịu trách nhiệm chỉ đạo tốt công tác văn thư lưu trữ của đơn vị và sớm ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan và địa bàn quản lý.

Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ, bố trí diện tích làm kho lưu trữ cơ quan hoặc cải tạo, nâng cấp đạt yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ.

Đối với lưu trữ của Văn phòng Hội đồng Nhân dân và ủy ban Nhân dân các huyện, thị là phông lưu trữ độc lập (không nộp lưu về lưu trữ tỉnh), giúp Chánh Văn phòng và ủy ban Nhân dân thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, thị nhất thiết phải bố trí phòng kho lưu trữ tài liệu riêng và đầu tư trang thiết bị để bảo quản tài liệu.

2. Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh căn cứ Thông tư 40/1998/TT.TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ để hướng dẫn Thủ trưởng các Sở, Ban ngành và ủy ban Nhân dân các huyện, thị tổ chức thống nhất bộ phận làm công tác lưu trữ. Các Sở, Ban ngành tùy vào khối lượng và đặc điểm tài liệu bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ, có biên chế nằm trong biên chế chung của đơn vị.

ủy ban Nhân dân huyện, thị quan tâm bố trí một cán bộ có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng ủy ban Nhân dân huyện, thị (tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện). ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn do cán bộ Văn phòng kiêm nhiệm công tác lưu trữ.

3. Thủ trưởng các Sở, Ban ngành, Đoàn thể tỉnh và Chủ tịch ủy ban Nhân dân các huyện, thị chỉ đạo CBCC lập hồ sơ công việc và có văn bản quy định việc thu thập tài liệu ở các bộ phận trong cơ quan, các đơn vị trực thuộc nộp về lưu trữ cơ quan để phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ, lựa chọn giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh khi đến thời hạn.

Sở Tài chính- vật giá cấp kinh phí trong kế hoạch hàng năm cho các cơ quan có hướng dẫn mục chi cho thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu nộp lưu.

4. Văn phòng Hội đồng Nhân dân và ủy ban Nhân dân tỉnh, trực tiếp là Trung tâm Lưu trữ chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc và hướng dẫn thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh theo quy định

Trong quá trình thực hiện có khó khăn vướng mắc đề nghị báo về Văn phòng Hội đồng Nhân dân và ủy ban Nhân dân tỉnh để kịp thời chỉ đạo.