Hồ sơ địa giới, mốc địa giới hành chính các cấp tỉnh Sơn La được thành lập theo Chỉ thị số 364/CT ngày 06 tháng 11 năm 1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ), là tài liệu pháp lý để chính quyền các cấp thống nhất sử dụng trong công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương, là cơ sở pháp lý để tỉnh tiến hành nghiên cứu phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch phát triển đô thị, phát triển nông thôn và là cơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính. Hồ sơ địa giới, được quản lý và lưu trữ bảo đảm an toàn lâu dài. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp có thẩm quyền sử dụng, khai thác và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp trên về tình trạng hồ sơ địa giới, mốc địa giới hành chính được giao quản lý.

Trong những năm qua việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, mốc địa giới hành chính của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh cơ bản được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên còn có những hạn chế: Một số xã không lưu giữ được hồ sơ địa giới; hồ sơ địa giới bị rách nát, hư hỏng; nhiều xã không nắm được mốc địa giới hành chính của địa phương mình quản lý, một số mốc địa giới hành chính không còn nguyên trạng chậm được khôi phục. Việc tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính mặc dù đã được cấp uỷ, chính quyền, mặt trận tổ quốc, đoàn thể các cấp quan tâm chỉ đạo giải quyết song còn tiềm ẩn những yếu tố gây mất ổn định.

Nguyên nhân: Uỷ ban nhân dân các cấp chưa thường xuyên kiểm tra và có những biện pháp cụ thể để quản lý hồ sơ địa giới, mốc địa giới hành chính. Trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ địa chính cấp xã chưa đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính của nhiều xã chưa được đầu tư đúng mức. Việc giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính của một số huyện, xã chưa thực hiện theo đúng quy trình, quy định của cấp có thẩm quyền.

Từ tình hình trên đây, để tăng cường quản lý, đảm bảo ổn định đường địa giới của các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã và nhằm chấn chỉnh việc quản lý hồ sơ địa giới, mốc giới, tiếp tục giải quyết việc tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Chỉ thị:

1. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức quản lý mốc địa giới hành chính trong địa phương mình, tổ chức tuyên truyền giáo dục rộng rãi trong nhân dân (nơi có mốc địa giới hành chính) nêu cao ý thức trách nhiệm bảo vệ mốc địa giới. Rà soát thực trạng hồ sơ địa giới, mốc địa giới hành chính theo Chỉ thị số 364/CT, thống kê hồ sơ địa giới, mốc địa giới, các điểm tranh chấp liên quan đến địa giới hành chính sau khi thực hiện Chỉ thị số 364/CT. Chỉ đạo xây dựng kế hoạch bổ sung hồ sơ địa giới, mốc địa giới, giải quyết các điểm đang có tranh chấp chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa dứt điểm. Phối hợp với các huyện và chỉ đạo các xã có liên quan, tiến hành chuyển toàn bộ nhân khẩu, hộ khẩu đối với trường hợp nhân khẩu, hộ khẩu ở xã khác về xã đang quản lý đất ở để quản lý. Tổ chức ký cam kết về quyền sử dụng đất sản xuất giữa hai xã đối với trường hợp nhân khẩu, hộ khẩu và đất ở thuộc một xã, đất sản xuất ở xã khác. Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả giải quyết các nhiệm vụ nêu trên (qua Sở Nội vụ) trước ngày 30 tháng 10 năm 2009.

2. Sở Nội vụ căn cứ vào kết quả rà soát của các huyện, thành phố, phối hợp với các cơ quan chức năng, tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng phương án giải quyết, hoặc kiến nghị Chính phủ giải quyết dứt điểm việc tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính giữa tỉnh Sơn La với các tỉnh có chung đường địa giới, giữa huyện với huyện theo đúng quy trình.

Giao Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, các ngành, các huyện, thành phố có liên quan xây dựng đề án kinh tế - kỹ thuật lập hệ thống bản đồ hành chính cấp huyện, cấp xã; đề án bổ sung hồ sơ địa giới, mốc địa giới hành chính đã bị hư hỏng, đầu tư trang thiết bị đảm bảo cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ địa giới ở các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh. Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 31 tháng 12 năm 2009.

 3. Giao Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan có liên quan trên cơ sở đề án được duyệt, đề suất phương án cân đối ngân sách để triển khai những nhiệm vụ nêu trên trong kế hoạch năm 2009 và năm 2010 trình cấp có thẩm quyền quyết định.

4. Các sở, ngành có liên quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao chủ động phối hợp với các huyện, thành phố triển khai thực hiện Chỉ thị. Giao Sở Nội Vụ hướng dẫn, đôn đốc thực hiện Chỉ thị này. Trong quá trình triển khai thực hiện, có gì vướng mắc báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh (Qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.