ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CẦN THƠ

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 30-06-89;

- Căn cứ Chỉ thị 364/CT ngày 06-11-91 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ). Về việc giải quyết những tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã và thành lập bản đồ địa giới hành chính các cấp;

- Căn cứ Thông tư liên ngành số 01/TTLN ngày 23-03-92 của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ và Cục đo đạc bản đồ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện Chỉ thị 364/CT và Quyết định số 77/QĐKT ngày 12-05-93 của Cục trưởng Cục đo đạc và bản đồ Nhà nước về ban hành quy định kỹ thuật thành lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

- Theo đề nghị của Chủ nhiệm UBKH tỉnh Cần Thơ - Phó Trưởng ban thường trực Ban chỉ đạo 364 - CT tỉnh Cần Thơ.

QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỒ SƠ VÀ BẢO VỆ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH TỈNH CẦN THƠ
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 1691/QĐ.UBT.94 ngày 30 tháng 05 năm 1994 của UBND tỉnh Cần Thơ).

Chương I :

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hồ sơ địa giới hành chính, cột mốc địa giới hành chính (ĐGHC) là những căn cứ chuẩn xác và cơ sở pháp lý, làm tư liệu cho công tác quản lý Nhà nước. Việc quản lý sử dụng hồ sơ và bảo vệ cột mốc địa giới hành chính trong tỉnh đều phải tuân theo quy định của pháp luật và bản quy định này.

Điều 2. Các cơ quan chức năng chú trọng và tạo điều kiện cho công tác lưu trữ hồ sơ ĐGHC, công tác bảo vệ mốc ĐGHC được thực hiện có hiệu quả. Đồng thfời thường xuyên tiến hành rà soát, đối chiếu hồ sơ ĐGHC và thực địa, phát hiện những chồng chéo, những thiếu sót để chỉnh lý theo quyền hạn của mình hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền chỉnh lý.

Điều 3. Các cơ quan chức năng khẩn trướng tiến hành lập hồ sơ ĐGHC đầy đủ làm tư liệu lưu trữ quốc gia và phục vụ công tác quản lý hành chính trong tỉnh. Chấn chỉnh và kiện toàn công tác lưu trữ hồ sơ ĐGHC các cấp.

Chương II :

CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH

Điều 4. Hồ sơ địa giới hành chính là tư liệu quốc gia, cơ sở duy nhất về địa giới hành chính để quản lý địa giới hành chính các cấp và sử dụng làm tư liệu cho các loại bản đồ khác của địa phương và làm cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã.

Điều 5. Hồ sơ đại giới hành chính các cấp trong tỉnh gồm:

1- Cấp phường, xã, thị trấn (sau đây gọi tắt là xã) có:

a) Biên bản xác định địa giới hành chính.

b) Văn bản miêu tả địa giới hành chính và lý lịch hệ thống mốc giới: bao gồm các văn bản miêu tả về kỹ thuật, các yếu tố đường địa giới, các loại biên bản có liên quan về đường đi của địa giới, sơ đồ hệ thống mốc địa giới, các văn bản kỹ thuật khác v.v...

c) Bản đồ địa giới hành chính thể hiện cụ thể rõ ràng đường đi địa giới các cấp, đồng thời thể hiện vị trí tọa độ mốc địa giới, các loại đã được cắm ngoài thực địa.

d) Quyết định về địa giới hành chính.

2- Cấp huyện, thành phố Cần Thơ (gọi tắt là huyện) và cấp tỉnh gồm một loại tài liệu nói trên, ngoài ra còn có bản thống kê tổng hợp các tài liệu về địa giới hành chính của các cấp dưới.

Các loại hồ sơ nói ở điểm a, b, c khoản 1 Điều này phải đúng theo mẫu chung, thống nhất trong cả nước, đúng các quy định về kỹ thuật và phải được chính quyền cấp trên có thẩm quyền cùng các cơ quan chuyên môn xác nhận.

Điều 6. Bộ hồ sơ ĐGHC tỉnh Cần Thơ được lập ở 3 cấp: cấp xã (6 bộ), cấp huyện (5 bộ), cấp tỉnh (4 bộ). Sau khi mỗi cấp lập và lưu trữ tại các cơ quan Trung ương (Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ , Cục đo đạc và bản đồ Nhà nước, Cục lưu trữ Quóc gia) các cấp tiến hành lưu trữ như sau:

1- Cấp xã: Lưu trữ 01 bộ tại UBND xã, đồng thời gởi lưu trữ tại Ban Tổ chức - Lao động huyện và Ban Tổ chức chính quyền tỉnh.

2- Cấp huyện: Lưu trữ 01 bộ tại Ban tổ chức- Lao động huyện đồng thời gởi 1 bộ tại Ban Tổ chức chính quyền tỉnh.

3- Cấp tỉnh: ưu trữ 01 bộ tại Ban tổ chức chính quyền tỉnh.

Điều 7. Bộ hồ sơ ĐGHC là tài liệu quan trọng nhằm phục vụ công tác quản lý địa giới hành chính trong tỉnh. Do vậy không được sử dụng thường xuyên trong công tác hàng ngày, nơi lưu trữ phải đảm bảo tính bảo mật và an toàn theo quy định của pháp luật.

Việc sử dụng bộ hồ sơ ĐGHC đang lưu trữ (kể cả việc sao chép tài liệu) phải được đồng ý của thủ trưởng một trong ba cơ quan lưu trữ nói ở khoản 1, 2, 3 Điều 6 của bản quy định này.

Điều 8. Trong trường hợp thất lạc, hư hỏng, mất hồ sơ ĐGHC thì thủ trưởng cơ quan nơi lưu trữ phải báo cáo sự việc ngay về cơ quan cấp trên trực tiếp và đề nghị xin bản sao bộ hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng. Đồng thời cho tiến hành điều tra nguyên nhân để xử lý.

Điều 9. Khi kết thúc nhiệm kỳ công tác của các Thủ trưởng cơ quan lưu trữ hồ sơ ĐGHC nói ở khoản 1, 2, 3 Điều 6 bản quy định này phải lập thủ tục bàn giao hồ sơ ĐGHC cho thủ trưởng mới theo đúng quy định của Nhà nước.

Chương III :

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ VÀ BẢO VỆ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP

Điều 10. Mốc ĐGHC là điểm đánh dấu giới hạn ĐGHC được cắm ngoài thực địa trên đường đi ĐGHC, được vẽ sơ đồ vị trí, có thể hiện đầy đủ trên bản đồ, đồng thời đo đạc tọa độ.

Mốc địa giới hành chính là tài sản XHCN. Mọi công dân có trách nhiệm gìn giữ, bảo vệ và phát hiện những hành vi sai phạm àm tổn hại đến cộc mốc ĐGHC.

Điều 11.

1- Đặc điểm phân cấp mốc: địa bàn tỉnh Cần Thơ có 3 cấp mốc chính.

a) Mốc cấp tỉnh nằm trên đường ĐGHC cấp tỉnh.

b) Mốc cấp huyện nằm trên đường ĐGHC cấp huyện.

c) Mốc cấp xã nằm trên đường ĐGHC cấp xã.

2- Đặc điểm hình thức mốc: Mốc được làm bằng nguyên liệu bê tông đổ khối, đầu mốc sơn đỏ, thân sơn trắng chữ viết được khắc chìm trong thân và sơn màu đen, mốc có 3 loại;

a) Mốc 4 mặt: trụ khối bê tông hình vuông được cắm nơi giao nhau của 4 đơn vị hành chính.

b) Mốc 3 mặt: trụ cột bê tông hình tam giác được cắm nơi giao nhau của 3 đơn vị hành chính.

c) Mốc 2 mặt: trụ bê tông hình chữ nhật được cắm trên đường địa giới của 2 đơn vị hành chính.

Điều 12. Mốc ĐGHC phải được trình bày rõ ràng đúng quy định, được cắm nơi dễ thấy. Nghiêm cấm việc lợi dụng cột mốc ĐGHC để làm điểm tựa, sử dụng vào mục đích cá nhân hoặc gây vật cản làm che chắn mốc ĐGHC.

Điều 13. Mốc ĐGHC được cắm cố định trên thực địa, xác định giới hạn các cấp. Nghiêm cấm việc di dời, phá hủy mốc, làm biến dạng mốc.

Điều 14. UBND xã có trách nhiệm tổ chức giáo dục nhân dân ý thức bảo vệ mốc, kịp thời phát hiện mốc bị xê dịch, bị mất hay bị hư hỏng để tổ chức khôi phục lại.

Hàng quý và hàng năm xã, huyện, tỉnh báo cáo tình hình bảo quản mốc ĐGHC tại nơi mình quản lý đến cơ quan quản lý cấp trên, đồng thời có kế hoạch sửa chữa, sơn lại mốc cho rõ ràng dễ nhận thấy.

Điều 15. Khi các bên tiến hành bàn giao hồ sơ ĐGHC như nói ở điều chính của quy định, đồng thời các bên cũng phải lập thủ tục à bàn giao mốc ĐGHC để làm chứng về sau.

Chương IV :

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm thực hiện quy định này, đồng thời tổ chức tuyên truyền, giáo dục nhân dân thực hiện các chế độ về bảo vệ mốc ĐGHC.

Điều 17. Người có hành vi vi phạm quy định về lưu trữ, sử dụng hồ sơ ĐGHC, vi phạm chế độ bảo vệ mốc ĐGHC, thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý kỷ luật, xử phạt hành chánh hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 18. Bản quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành. Mọi quy định trước đây trái với quy định này đều bãi bỏ.

Trong quá trình tổ chức thực hiện bản quy định này nếu có vấn đề phát sinh cần khắc phục, các ngành, các cấp kịp thời báo cáo về UBND tỉnh để có biện pháp xử lý thích hợp./.