Giới thiệu chung về Công văn 10108/CT-TTHT năm 2019

Công văn 10108/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài (chuyên gia nước ngoài) làm việc tại Việt Nam. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nghĩa vụ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động và điều kiện khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với các khoản chi phí như tiền thuê nhà, vé máy bay và các khoản phúc lợi khác.

1. Chính sách Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí cho chuyên gia nước ngoài

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh, các khoản chi phí liên quan đến việc đưa chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc và điều kiện sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Hồ sơ pháp lý và chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Quy định trong quy chế hoặc hợp đồng: Các khoản chi phí như tiền thuê nhà, tiền vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các văn bản sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động ký với người lao động; Thỏa thuận lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị.
• Trường hợp chuyên gia do công ty mẹ cử sang: Nếu chuyên gia nước ngoài vẫn thuộc biên chế của công ty mẹ ở nước ngoài, được cử sang Việt Nam làm việc theo văn bản quyết định cử đi công tác và doanh nghiệp tại Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí sinh hoạt, đi lại theo thỏa thuận giữa hai bên, thì các khoản chi này vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu có đủ hóa đơn, chứng từ mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam.

2. Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích của người lao động

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà doanh nghiệp chi trả hộ hoặc trả thay cho chuyên gia nước ngoài được xác định cụ thể:

• Khoản chi tiền thuê nhà: Tiền thuê nhà, tiền điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do doanh nghiệp trả thay cho người lao động nước ngoài được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó theo số thực tế chi trả hộ, nhưng tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Khoản chi tiền vé máy bay về phép: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần được miễn thuế TNCN. Quy định này chỉ áp dụng đúng một lần trong năm cho đối tượng là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Các chuyến bay khác phát sinh trong năm không vì mục đích công tác sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân.
• Các khoản chi phí cách ly, kiểm tra y tế (nếu có phát sinh liên quan đến việc nhập cảnh): Trường hợp doanh nghiệp chi trả các khoản chi phí đưa đón, xét nghiệm hoặc cách ly cho chuyên gia nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam để thực hiện công việc theo yêu cầu của doanh nghiệp thì các khoản chi này được coi là chi phí vận hành của doanh nghiệp, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3. Chính sách Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn dịch vụ mua cho chuyên gia nước ngoài được thực hiện theo nguyên tắc chung của Luật Thuế GTGT:

• Điều kiện khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ. Do đó, thuế GTGT của các chi phí như tiền thuê nhà, tiền vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được khấu trừ nếu hóa đơn ghi thông tin của doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế) và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
• Lưu ý đối với hóa đơn mang tên cá nhân: Trường hợp các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí của chuyên gia nhưng mang tên cá nhân người lao động (không mang tên doanh nghiệp) thì doanh nghiệp không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, mặc dù các khoản chi này vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định tại quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động.

4. Đánh giá và khuyến nghị áp dụng cho doanh nghiệp

Công văn 10108/CT-TTHT năm 2019 của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán và hồ sơ nhân sự. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc quyết định cử công tác đối với chuyên gia nước ngoài, trong đó quy định rõ ràng các khoản phúc lợi, chi phí đi lại, nhà ở do doanh nghiệp chi trả.
• Thứ hai, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào, đặc biệt là các hóa đơn dịch vụ khách sạn, vé máy bay, đảm bảo thông tin người mua hàng là doanh nghiệp và thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
• Thứ ba, thực hiện quyết toán thuế TNCN chính xác cho người lao động nước ngoài, lưu ý khống chế tỷ lệ 15% đối với chi phí tiền thuê nhà trả thay để tránh bị truy thu thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.