Giới thiệu về Công văn 10151/CT-TTHT năm 2019

Công văn 10151/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc áp dụng và triển khai hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc trong giai đoạn chuyển tiếp giữa các quy định cũ và mới về hóa đơn, giúp người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn.

Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 10151/CT-TTHT là hướng dẫn lộ trình và cách thức áp dụng hóa đơn điện tử trong thời kỳ chuyển tiếp theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể:

• Thời hạn chuyển tiếp: Trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC nếu chưa nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế.
• Trường hợp nhận được thông báo của cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế có thông báo yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì phải gửi phản hồi cho cơ quan thuế. Trong thời gian chờ đợi, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.
• Xử lý hóa đơn cũ khi chuyển sang hóa đơn điện tử mới: Khi doanh nghiệp chính thức áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định mới, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ.

Hướng dẫn về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Công văn cũng làm rõ các bước và yêu cầu pháp lý khi doanh nghiệp thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu hoặc bổ sung:

• Hồ sơ thông báo phát hành: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.
• Thời gian nộp thông báo: Doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn ít nhất là 02 ngày, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn khi xuất cho khách hàng.
• Kiểm tra thông tin: Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu thông tin trên thông báo phát hành với thông tin thực tế của doanh nghiệp để tránh các sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc ký hiệu hóa đơn.

Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa trên đường hoặc lưu trữ chứng từ kế toán, Công văn 10151/CT-TTHT hướng dẫn chi tiết nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ ghi rõ "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Giá trị pháp lý: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, có ký hiệu riêng xác nhận đã dịch chuyển và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Số lần chuyển đổi: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa chỉ được thực hiện 01 (một) lần và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

Văn bản nhấn mạnh vai trò phối hợp chặt chẽ giữa người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế nhằm hạn chế rủi ro pháp lý:

• Đối với doanh nghiệp: Phải chủ động nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm kế toán để sẵn sàng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đồng thời, chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực của dữ liệu hóa đơn đã phát hành và truyền gửi.
• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai; thực hiện tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, đúng quy trình.