Công văn 101967/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc sử dụng và thể hiện hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn một trang. Đây là giải pháp tháo gỡ vướng mắc thực tế, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn trong quá trình chuyển đổi số.

- Nguyên tắc thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang

Theo hướng dẫn tại công văn, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Khác với hóa đơn giấy truyền thống bị giới hạn bởi kích thước khổ giấy vật lý, hóa đơn điện tử về mặt bản chất dữ liệu không bị giới hạn số dòng. Tuy nhiên, khi hiển thị trực quan hoặc thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá một trang, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp được phép thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang nếu phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế đảm bảo tính liên tục, toàn vẹn của thông tin.
• Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn như trang đầu tiên để đảm bảo tính đồng nhất.
• Phải hiển thị đầy đủ thông tin của người bán và thông tin của người mua tương tự như trang đầu tiên.
• Trên mỗi trang hóa đơn phải ghi rõ chỉ số trang bằng tiếng Việt có dấu, ví dụ: "Trang 1/2", "Trang 2/2" để người dùng và cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, đối chiếu.
• Phải có ghi chú rõ ràng bằng tiếng Việt như "tiếp theo trang trước" hoặc các ký hiệu chỉ báo tính liên tục của dữ liệu giữa các trang.

- Yêu cầu về chữ ký số và tính pháp lý của hóa đơn nhiều trang

Để đảm bảo hóa đơn điện tử nhiều trang có đầy đủ giá trị pháp lý khi giao dịch và quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu kỹ thuật sau:

• Chữ ký số của người bán phải được ký điện tử trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn (tệp dữ liệu gốc), đảm bảo tính toàn vẹn, chống sửa đổi và chống chối bỏ đối với toàn bộ nội dung hóa đơn chứ không chỉ riêng lẻ từng trang.
• Khi hiển thị trực quan hoặc in ra giấy, chữ ký số (hoặc chữ ký điện tử) của người bán phải được thể hiện rõ ràng ở trang cuối cùng của hóa đơn.
• Doanh nghiệp không được tự ý cắt ghép, tách rời các trang của hóa đơn điện tử khi gửi cho khách hàng hoặc khi xuất trình cho các cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra.

- Ý nghĩa thực tiễn đối với hoạt động của doanh nghiệp

Hướng dẫn tại Công văn 101967/CTHN-TTHT mang lại nhiều giá trị thực tế cho cộng đồng doanh nghiệp:

• Giúp các doanh nghiệp có số lượng danh mục hàng hóa xuất bán lớn trong một lần giao dịch (như ngành bán lẻ, phân phối dược phẩm, thiết bị y tế, vật liệu xây dựng) chủ động xây dựng và cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.
• Đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch với khách hàng, tránh các tranh chấp không đáng có về tính hợp lệ của hóa đơn.
• Hạn chế tối đa rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn do sai sót trong việc trình bày, in ấn và lưu trữ hóa đơn điện tử nhiều trang.