Tóm tắt Công văn 69562/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang

Công văn 69562/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc lập và hiển thị hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá một trang hiển thị. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.

- Quy định về số trang của hóa đơn điện tử

• Khác với hóa đơn giấy truyền thống bị giới hạn nghiêm ngặt về số dòng trên một số hóa đơn, hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số trang hiển thị. Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử có nhiều hơn một trang nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ thực tế phát sinh nhiều hơn số dòng thiết kế của một trang.
• Việc thể hiện hóa đơn điện tử nhiều trang phải đảm bảo tính liên tục, rõ ràng, minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế cũng như khách hàng.

- Yêu cầu hiển thị nội dung trên các trang tiếp theo

• Khi hóa đơn điện tử có từ hai trang trở lên, các trang sau (từ trang thứ hai đến trang cuối cùng) phải hiển thị đầy đủ các thông tin định danh của hóa đơn để đảm bảo tính thống nhất và giá trị pháp lý.
• Các thông tin bắt buộc phải trùng khớp trên tất cả các trang bao gồm: cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu số hóa đơn, cùng số hóa đơn, thông tin của người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế) và thông tin của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Tại phần đầu của các trang sau phải ghi rõ cụm từ bằng tiếng Việt: "tiếp theo trang trước - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự của trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

- Quy định về chữ ký điện tử trên hóa đơn nhiều trang

• Chữ ký điện tử của người bán phải được ký số trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ văn bản chứ không chỉ riêng lẻ từng trang.
• Khi hiển thị hoặc in ra giấy, chữ ký điện tử của người bán và chữ ký của người mua (nếu có) chỉ cần xuất hiện ở trang cuối cùng của hóa đơn điện tử, không bắt buộc phải hiển thị trên tất cả các trang trước đó.

- Hướng dẫn về việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

• Cục Thuế thành phố Hà Nội nhấn mạnh việc hạn chế tối đa việc lập bảng kê giấy kèm theo hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần ưu tiên thể hiện toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ trực tiếp trên hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính khép kín và an toàn dữ liệu.
• Trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật hiện hành cho phép sử dụng bảng kê, bảng kê đó phải được lập dưới dạng điện tử, có ký số của các bên và đi kèm đồng bộ với hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật.