Tóm tắt Công văn 10387/TCHQ-VNACCS năm 2014 về khai báo tên tàu và số chuyến trên tờ khai VNACCS

Công văn 10387/TCHQ-VNACCS do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố và cộng đồng doanh nghiệp thực hiện thống nhất việc khai báo thông tin tên tàu và số chuyến trên hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS. Hướng dẫn này giúp hạn chế các lỗi kỹ thuật, đảm bảo tính tương thích dữ liệu và đẩy nhanh tiến trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

Hướng dẫn khai báo tên tàu và số chuyến trên tờ khai VNACCS

Tổng cục Hải quan đưa ra các chỉ dẫn cụ thể đối với việc nhập dữ liệu tên phương tiện vận chuyển (tên tàu) và số chuyến hành trình trên hệ thống VNACCS như sau:

• Đối với tờ khai nhập khẩu: Người khai hải quan phải thực hiện khai báo chính xác tên tàu và số chuyến dựa trên thông tin bản lược khai hàng hóa (manifest) đã được hãng tàu gửi đến hệ thống tiếp nhận thông tin của cơ quan hải quan. Thông tin khai báo trên tờ khai phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên hệ thống manifest để hệ thống tự động đối chiếu và phê duyệt thông quan.
• Đối với tờ khai xuất khẩu: Trường hợp tại thời điểm đăng ký tờ khai xuất khẩu chưa có thông tin chính xác về tên tàu và số chuyến thực tế, người khai hải quan thực hiện khai báo thông tin dự kiến. Trước khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển để xuất cảnh, người khai hải quan phải tiến hành khai sửa đổi, bổ sung thông tin chính xác theo quy định.

Xử lý vướng mắc và định dạng dữ liệu khai báo

Để tránh các lỗi hệ thống khi truyền dữ liệu, Công văn 10387/TCHQ-VNACCS lưu ý một số nguyên tắc kỹ thuật quan trọng:

• Định dạng ký tự: Tên tàu và số chuyến phải được viết bằng chữ in hoa không dấu, không sử dụng các ký tự đặc biệt (như @, #, $, %, *,...) ngoại trừ các ký tự cho phép theo chuẩn định dạng của hệ thống VNACCS.
• Trường hợp tên tàu quá dài: Nếu tên tàu vượt quá số lượng ký tự cho phép của trường dữ liệu trên tờ khai VNACCS, người khai hải quan thực hiện viết tắt một cách hợp lý hoặc lược bỏ các phần không bắt buộc nhưng phải đảm bảo cơ quan hải quan vẫn nhận diện được chính xác phương tiện vận chuyển.
• Sửa đổi thông tin sau thông quan: Trường hợp có sự thay đổi về phương tiện vận chuyển (thay đổi tàu hoặc thay đổi chuyến) sau khi tờ khai đã được thông quan nhưng hàng hóa chưa thực tế xuất khẩu, doanh nghiệp phải thực hiện khai sửa đổi, bổ sung thông tin tờ khai theo đúng quy trình nghiệp vụ của hệ thống VNACCS trước khi thực hiện thực xuất.

Trách nhiệm thực hiện của các bên liên quan

• Đối với người khai hải quan: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin khai báo về tên tàu và số chuyến. Chủ động theo dõi phản hồi từ hệ thống để kịp thời điều chỉnh khi có cảnh báo lỗi từ hệ thống VNACCS.
• Đối với cơ quan hải quan địa phương: Tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn doanh nghiệp trên địa bàn quản lý thực hiện đúng hướng dẫn tại Công văn này. Đồng thời, hỗ trợ giải quyết nhanh chóng các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống liên quan đến khai báo phương tiện vận chuyển, không làm ảnh hưởng đến thời gian thông quan hàng hóa của doanh nghiệp.