Công văn 1054/TCT-TNCN năm 2015 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhằm giải quyết triệt để các vướng mắc phát sinh trong quá trình cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc, đặc biệt là tình trạng trùng số Chứng minh nhân dân (CMND) trên hệ thống dữ liệu quản lý thuế. Dưới đây là nội dung tóm tắt và phân tích chi tiết các quy định cốt lõi của văn bản này.

- Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trùng số CMND khi cấp MST người phụ thuộc

Tổng cục Thuế chỉ rõ các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc hệ thống báo trùng số CMND khi thực hiện cấp MST cho người phụ thuộc bao gồm:

• Do sai sót trong quá trình nhập liệu của người nộp thuế hoặc của chính cán bộ thuế khi thực hiện kê khai và cập nhật thông tin vào hệ thống.
• Do cơ quan Công an cấp trùng số CMND cho hai hoặc nhiều cá nhân khác nhau ở các địa phương khác nhau.
• Do một người phụ thuộc nhưng lại được đăng ký giảm trừ gia cảnh bởi nhiều người nộp thuế khác nhau tại các thời điểm hoặc cơ quan thuế khác nhau.

- Quy trình xác minh thông tin và xử lý trùng CMND của cơ quan thuế

Để giải quyết nhanh chóng và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người nộp thuế, Tổng cục Thuế hướng dẫn quy trình xử lý cụ thể cho từng trường hợp như sau:

• Trường hợp trùng do lỗi nhập liệu: Cơ quan thuế nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu thông tin trên hồ sơ giấy (bản sao CMND, giấy khai sinh, hộ khẩu...) với dữ liệu đã nhập trên hệ thống. Nếu phát hiện có sự sai lệch do lỗi gõ phím hoặc nhầm lẫn dòng thông tin, cơ quan thuế thực hiện điều chỉnh lại dữ liệu cho chính xác theo hồ sơ gốc của người nộp thuế.
• Trường hợp trùng số CMND thực tế (do cơ quan Công an cấp trùng): Khi xác định được đây là trường hợp hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số CMND do lỗi cấp trùng của cơ quan Công an, cơ quan thuế vẫn thực hiện cấp MST cho người phụ thuộc theo số CMND thực tế của họ. Đồng thời, cơ quan thuế ghi nhận thông tin trùng này trên hệ thống và phối hợp với các cơ quan thuế liên quan để cập nhật trạng thái dữ liệu, đảm bảo không ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế.
• Trường hợp một người phụ thuộc bị đăng ký trùng bởi nhiều người nộp thuế: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người nộp thuế để thực hiện điều chỉnh. Theo nguyên tắc quản lý thuế, một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho một người nộp thuế duy nhất trong cùng một kỳ tính thuế.

- Trách nhiệm phối hợp của cơ quan thuế các cấp

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tránh gây phiền hà cho người dân, Tổng cục Thuế yêu cầu các cơ quan thuế địa phương thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:

• Các Cục Thuế và Chi cục Thuế phải chủ động tra cứu, khai thác thông tin trên hệ thống dữ liệu tập trung của ngành Thuế để xác định rõ nguyên nhân trùng số CMND trước khi đưa ra quyết định xử lý.
• Tuyệt đối không được từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký của người nộp thuế khi chưa thực hiện đầy đủ các bước xác minh theo hướng dẫn tại công văn này.
• Trong trường hợp cần thiết, cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế cung cấp thêm các giấy tờ pháp lý hợp pháp khác như Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ quan Công an có thẩm quyền để làm căn cứ giải quyết cấp MST nhanh chóng.