Tổng quan về Công văn 10625/CT-TTHT năm 2017

Công văn 10625/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài (chuyên gia nước ngoài) sang làm việc tại Việt Nam. Văn bản này giúp doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc về mặt chứng từ, điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ nhằm tối ưu hóa nghĩa vụ thuế đúng quy định pháp luật.

1. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo hướng dẫn tại Công văn, trường hợp doanh nghiệp tại Việt Nam ký hợp đồng với công ty mẹ ở nước ngoài hoặc ký hợp đồng lao động trực tiếp với chuyên gia nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí như tiền vé máy bay, tiền thuê nhà, chi phí đi lại tại Việt Nam cho các chuyên gia này, thì các khoản chi phí này được xử lý như sau:

• Các khoản chi phí thuê nhà, vé máy bay, đưa đón chuyên gia nước ngoài phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động phải quy định rõ các khoản chi phí này do doanh nghiệp Việt Nam chi trả.

2. Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với chuyên gia nước ngoài

Bên cạnh thuế TNDN, Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà chuyên gia nước ngoài nhận được:

• Khoản tiền thuê nhà: Tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo) tại đơn vị.
• Khoản chi phí vé máy bay: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về nước nghỉ phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Nếu chi trả từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc chi trả cho thân nhân của chuyên gia thì khoản này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Các khoản phúc lợi khác: Các khoản chi phí đưa đón từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Tuy nhiên, nếu đưa đón cá nhân từ nhà đến nơi làm việc riêng biệt không theo chế độ chung của doanh nghiệp thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

3. Điều kiện về chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện nghiêm ngặt về chứng từ:

• Hóa đơn dịch vụ (như thuê nhà, vé máy bay) phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam (trường hợp doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng thuê).
• Trường hợp doanh nghiệp thanh toán cho bên thứ ba (nhà cung cấp dịch vụ) thì phải thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của nhà cung cấp đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Nếu các khoản chi phí này được chi trả thông qua việc hoàn trả lại tiền cho người lao động (người lao động tự chi trả trước bằng thẻ cá nhân), doanh nghiệp cần có quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động quy định rõ hình thức thanh toán này, kèm theo hóa đơn mang tên doanh nghiệp và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp vào tài khoản cá nhân của người lao động.

4. Ý nghĩa và lưu ý áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Công văn 10625/CT-TTHT mang tính chất hướng dẫn thực thi, giúp các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) hoặc các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng lao động nước ngoài chủ động trong việc thiết lập hồ sơ thuế:

• Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động, thỏa thuận phái cử lao động để bổ sung các điều khoản chi trả chi phí hộ nhằm bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế TNDN.
• Cần phân định rõ ràng giữa chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp và chi phí mang tính chất lợi ích cá nhân của người lao động để kê khai thuế TNCN chính xác, tránh rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.