Tóm tắt Công văn 10636/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn điện tử

Công văn 10636/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn thực hiện đúng các quy định về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về thuế và giao dịch điện tử. Dưới đây là các nội dung cốt lõi được phân tích chi tiết:

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn, việc ký số trên hóa đơn điện tử của người mua được thực hiện theo các nguyên tắc cụ thể sau:

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn biên nhận...) thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán (khách hàng cá nhân, người mua lẻ) thì không cần thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử phát hành.
• Doanh nghiệp bán hàng cần căn cứ vào tình hình thực tế giao dịch và hồ sơ chứng minh để áp dụng đúng quy định về việc miễn chữ ký điện tử của người mua, đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn cũng làm rõ các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu lưu trữ, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hoặc lưu thông hàng hóa trên đường:

• Nguyên tắc một lần: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán.
• Tính toàn vẹn: Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Ký hiệu nhận biết: Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Chữ ký và đóng dấu: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro về thuế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý:

• Phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu sử dụng theo đúng quy định.
• Đảm bảo hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thiết bị và phần mềm đáp ứng việc khởi tạo, truyền nhận, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và không bị thay đổi dữ liệu trong quá trình sử dụng.
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành.