Giới thiệu về Công văn 10757/CT-TTHT năm 2018

Công văn 10757/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này giải đáp các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là các quy định về chữ ký số và tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi.

Các nội dung cốt lõi của Công văn 10757/CT-TTHT

- Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi mua hàng hóa, dịch vụ thì phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa hai bên và phù hợp với quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán (người mua là cá nhân, hộ kinh doanh không thực hiện chế độ kế toán), việc ký điện tử trên hóa đơn không mang tính bắt buộc, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận riêng biệt.
• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua nếu có các chứng từ khác chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, hóa đơn biên nhận thanh toán hoặc phiếu thu.

- Tiêu chuẩn xác định hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp

• Hóa đơn điện tử phải phản ánh đúng, đầy đủ các nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Hóa đơn phải chứa đầy đủ các thông tin bắt buộc bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin định danh của người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin chi tiết về hàng hóa dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền), thuế suất, tiền thuế và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán phải còn hiệu lực tại thời điểm lập hóa đơn và được xác thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.

- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu thông, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trên đường hoặc phục vụ công tác lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng hoàn toàn về nội dung với hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi nhận đây là "Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử", đồng thời phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi và con dấu hợp pháp của bên bán.

- Trách nhiệm lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng tệp dữ liệu (file XML hoặc định dạng tương đương có tính toàn vẹn cao) theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho việc ghi sổ).
• Hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp phải đảm bảo các biện pháp an toàn thông tin, phòng ngừa các sự cố mất mát dữ liệu, can thiệp trái phép hoặc hư hỏng vật lý, đảm bảo khả năng truy xuất và kết xuất thông tin nhanh chóng khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.