Giới thiệu về Công văn 1087/TCT-DNL

Công văn 1087/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ dành cho các doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp lớn thuộc diện quản lý của Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn) về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp làm rõ các quy định pháp luật thuế, đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng luật thuế TNDN trên thực tế.

Các nguyên tắc cốt lõi về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn tại Công văn 1087/TCT-DNL, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi không phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh sẽ bị loại trừ.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc biệt theo quy định.
• Tính phù hợp của hồ sơ kèm theo: Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cần hoàn thiện các hồ sơ, chứng từ liên quan như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho để chứng minh tính thực tế và hợp lý của giao dịch.

Các khoản chi phí cụ thể cần lưu ý theo hướng dẫn

Công văn hướng dẫn chi tiết về một số khoản chi phí thường phát sinh tại các doanh nghiệp lớn, bao gồm:

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Doanh nghiệp chỉ được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ đối với tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và phải thực hiện theo đúng chế độ quản lý, sử dụng, trích khấu hao tài sản cố định hiện hành của Bộ Tài chính.
• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập...) được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát hệ thống chứng từ: Thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch trên 20 triệu đồng.
• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Xây dựng và ban hành rõ ràng các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng để làm căn cứ pháp lý vững chắc cho các khoản chi thực tế của doanh nghiệp.
• Theo dõi sát sao các văn bản hướng dẫn: Cập nhật kịp thời các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương để áp dụng đúng quy định đối với các khoản chi mang tính chất đặc thù của ngành nghề kinh doanh.