Công văn 11149/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình lập, sử dụng và quản lý hóa đơn, chứng từ hợp pháp để phục vụ cho việc hạch toán chi phí và kê khai thuế đúng quy định pháp luật.

Dựa trên các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, hướng dẫn chi tiết các nguyên tắc sử dụng chứng từ đối với từng trường hợp cụ thể bao gồm:

• Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn theo đúng quy định. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu có.
• Xử lý chứng từ đối với các khoản chi không có hóa đơn: Đối với một số trường hợp đặc thù khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn kèm theo các chứng từ thanh toán thực tế để làm cơ sở tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu. Đồng thời, phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 11149/CT-TTHT giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế, cụ thể:

• Tránh bị xuất toán chi phí: Đảm bảo các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh đều có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp để được tính là chi phí hợp lý.
• Hạn chế xử phạt vi phạm hành chính: Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời điểm lập hóa đơn, cách thức ghi nhận thông tin trên hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
• Tối ưu hóa công tác kế toán: Giúp bộ phận kế toán của doanh nghiệp có cơ sở pháp lý rõ ràng để thực hiện việc hạch toán, quyết toán thuế định kỳ một cách chính xác và nhanh chóng.