Giới thiệu về Công văn 3318/CT-TTHT

Công văn 3318/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp về nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ và cách xác định chi phí được trừ khi thuê nhà, văn phòng của cá nhân. Nội dung hướng dẫn của công văn dựa trên việc áp dụng đồng bộ các quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung về thuế TNDN) và Thông tư số 92/2015/TT-BTC (hướng dẫn về thuế GTGT và TNCN đối với cá nhân kinh doanh) của Bộ Tài chính.

1. Quy định đối với trường hợp doanh thu thuê nhà từ 100 triệu đồng/năm trở xuống

Đối với các cá nhân cho thuê nhà có tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống, các chính sách về thuế và thủ tục chứng từ được quy định cụ thể như sau:

• Nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê: Cá nhân cho thuê nhà có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thuộc đối tượng không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Quy định về việc cấp hóa đơn: Cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ (hóa đơn bán hàng) cho cá nhân cho thuê nhà trong trường hợp này.
• Hồ sơ, chứng từ làm căn cứ tính chi phí được trừ của doanh nghiệp: Để doanh nghiệp thuê nhà được tính khoản tiền thuê vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng thuê nhà kèm theo các phụ lục (nếu có) và chứng từ thanh toán tiền thuê nhà thực tế cho cá nhân.

2. Quy định đối với trường hợp doanh thu thuê nhà trên 100 triệu đồng/năm

Đối với trường hợp cá nhân cho thuê nhà có tổng doanh thu trong năm dương lịch vượt quá mức 100 triệu đồng, nghĩa vụ thuế và yêu cầu về chứng từ đối với doanh nghiệp có sự thay đổi quan trọng:

• Nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê: Cá nhân phát sinh doanh thu trên 100 triệu đồng/năm từ hoạt động cho thuê tài sản phải thực hiện nộp thuế GTGT với thuế suất 5% và thuế TNCN với thuế suất 5% trên doanh thu thực tế.
• Quy định về việc cấp hóa đơn: Kể từ thời điểm Thông tư số 96/2015/TT-BTC có hiệu lực thi hành, cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê tài sản để giao cho bên thuê, bất kể doanh thu của cá nhân đó là bao nhiêu.
• Hồ sơ, chứng từ làm căn cứ tính chi phí được trừ của doanh nghiệp: Do không có hóa đơn của cơ quan thuế, doanh nghiệp thuê nhà muốn đưa khoản chi phí này vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN phải có đầy đủ các chứng từ sau: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán tiền thuê nhà thực tế, và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (trong trường hợp hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê).

3. Hướng dẫn chi tiết về chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay

Để đảm bảo tính hợp pháp và chặt chẽ của hồ sơ quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau về chứng từ:

• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà: Chứng từ thanh toán phải phù hợp với phương thức thanh toán được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng thuê nhà (có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản). Khác với các giao dịch mua bán hàng hóa thông thường giữa các tổ chức kinh tế, việc thuê tài sản của cá nhân không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán trên 20 triệu đồng để được tính vào chi phí được trừ, tuy nhiên khuyến khích thực hiện qua ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch.
• Chứng từ nộp thuế thay: Trong trường hợp hợp đồng thỏa thuận tiền thuê nhà chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp chịu trách nhiệm kê khai, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, doanh nghiệp phải thực hiện khai thuế, nộp thuế và lưu giữ chứng từ nộp thuế (Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước) để làm căn cứ tính vào chi phí được trừ.

4. Ý nghĩa và tác động của Công văn 3318/CT-TTHT đối với doanh nghiệp

Công văn này mang lại sự rõ ràng và đơn giản hóa thủ tục hành chính cho cả doanh nghiệp và cá nhân cho thuê nhà:

• Giảm bớt thủ tục hành chính: Việc cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ giúp cá nhân cho thuê nhà không phải xếp hàng, thực hiện các thủ tục mua hóa đơn phức tạp tại chi cục thuế như trước đây.
• Tạo cơ chế tự chịu trách nhiệm: Doanh nghiệp tự căn cứ vào hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế (nếu có) để tự xác định chi phí hợp lý, giúp chủ động hơn trong công tác kế toán và quyết toán thuế TNDN.
• Yêu cầu tính chính xác cao: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà, đặc biệt là điều khoản về nghĩa vụ nộp thuế (ai là người nộp thuế) để chuẩn bị đúng và đủ các chứng từ theo quy định, tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra.