Giới thiệu về Công văn 1166/TCT-TNCN năm 2016

Công văn 1166/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 21 tháng 03 năm 2016 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi tiền công tác phí và tiền điện thoại cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và người lao động xác định rõ các khoản thu nhập được trừ và các khoản thu nhập phải tính thuế TNCN khi quyết toán thuế.

Quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với tiền điện thoại

Theo hướng dẫn tại Công văn 1166/TCT-TNCN, khoản tiền điện thoại trả cho người lao động được xử lý thuế TNCN dựa trên các nguyên tắc sau:

• Điều kiện miễn thuế TNCN: Khoản chi tiền điện thoại cho người lao động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được miễn thuế TNCN nếu được quy định cụ thể về mức hưởng và điều kiện hưởng trong một trong các hồ sơ pháp lý của đơn vị, bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Mức khống chế miễn thuế: Khoản tiền điện thoại được trừ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN phải nằm trong phạm vi định mức khoán chi do doanh nghiệp xây dựng và ban hành phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Phần thu nhập tính thuế: Trường hợp doanh nghiệp chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi đã quy định trong quy chế thì phần chi vượt định mức khoán này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để tính và nộp thuế theo quy định.

Quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với tiền công tác phí

Đối với khoản tiền công tác phí phát sinh khi người lao động đi công tác theo yêu cầu công việc, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể như sau:

• Nguyên tắc xác định: Các khoản thanh toán tiền công tác phí (như tiền vé máy bay, vé tàu xe, tiền lưu trú, tiền taxi và các khoản chi phí đi lại khác) phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Điều kiện áp dụng đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước: Doanh nghiệp ngoài nhà nước được tự xây dựng quy chế tài chính hoặc quy chế công tác phí cụ thể. Khoản chi công tác phí được trừ khi tính thuế TNCN nếu phù hợp với quy chế nội bộ của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Điều kiện áp dụng đối với cơ quan hành chính, sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước: Mức chi công tác phí được áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với các cơ quan hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước.
• Xử lý phần chi vượt định mức: Trường hợp doanh nghiệp có khoán chi công tác phí cho người lao động và mức khoán này cao hơn mức quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế công tác phí của doanh nghiệp, thì phần chi vượt mức khoán này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Yêu cầu về hồ sơ và chứng từ chứng minh

Để các khoản tiền điện thoại và công tác phí không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Quyết định cử đi công tác của ban giám đốc nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế công tác phí của doanh nghiệp quy định rõ định mức khoán chi điện thoại, chi công tác phí.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với các khoản chi phí phát sinh thực tế như hóa đơn tiền phòng, vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn dịch vụ khác (nếu không áp dụng hình thức khoán chi).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo quy định của pháp luật thuế.