Công văn 12453/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi liên quan đến người lao động.

- Thông tin tổng quan về văn bản

• Tên văn bản: Công văn 12453/CT-TTHT về chính sách thuế chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Cơ quan ban hành: Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh.
• Nội dung trọng tâm: Hướng dẫn các điều kiện và nguyên tắc ghi nhận chi phí được trừ đối với các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản chi phúc lợi, chi trả thay cho người lao động.

- Nguyên tắc chung về điều kiện xác định chi phí được trừ

Theo quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành được viện dẫn trong công văn, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Hướng dẫn cụ thể đối với các khoản chi cho người lao động

Công văn tập trung làm rõ việc hạch toán đối với các khoản chi phí mang tính chất tiền lương, tiền công hoặc các khoản chi trả thay cho người lao động (như tiền nhà, tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam):

• Điều kiện ghi nhận: Các khoản chi trả thay cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Đối với chi phí tiền thuê nhà: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà và trả tiền thuê nhà cho người lao động thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp.
• Đối với chi phí học phí cho con người lao động nước ngoài: Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tập tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp chi trả hộ phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động và có đầy đủ chứng từ thu tiền của trường học để được tính vào chi phí được trừ.

- Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ lưỡng hệ thống hợp đồng lao động và các quy chế nội bộ để đảm bảo mọi khoản chi cho người lao động đều được thể hiện rõ ràng bằng văn bản.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, đặc biệt là các khoản thanh toán tiền thuê nhà hoặc học phí trực tiếp cho bên thứ ba cung cấp dịch vụ.
• Thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích phát sinh của người lao động từ các khoản chi trả hộ này theo đúng quy định của pháp luật thuế TNCN hiện hành.