Tổng quan về Công văn 128/CT-TTHT

Công văn 128/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế, tránh các rủi ro bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế.

Các quy định cốt lõi về chi phí tiền mua vé máy bay được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn 128/CT-TTHT và các quy định pháp luật thuế hiện hành, để chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hồ sơ cử đi công tác: Doanh nghiệp phải có quyết định cử người lao động đi công tác (văn bản cử đi công tác) nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian và địa điểm công tác, được phê duyệt bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ: Doanh nghiệp phải quy định rõ chế độ công tác phí, định mức chi phí đi lại (bao gồm tiền vé máy bay) trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của đơn vị.
• Hóa đơn và chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp cần có hóa đơn mua vé máy bay hoặc vé máy bay điện tử kèm theo thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động trực tiếp tham gia chuyến đi. Trường hợp mất thẻ lên máy bay, doanh nghiệp phải có các chứng từ thay thế hợp pháp khác chứng minh người lao động thực tế có tham gia chuyến đi (như xác nhận của hãng hàng không, giấy đi đường có đóng dấu của nơi đến công tác).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán vé máy bay có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Hướng dẫn đối với trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Trong trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay trực tuyến qua các website thương mại điện tử (cho cả hãng hàng không trong nước và quốc tế) cho người lao động đi công tác, hồ sơ chứng minh chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử (e-ticket) có đầy đủ thông tin về tên người bay, hành trình, thời gian bay và giá vé.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) để chứng minh việc thực tế sử dụng dịch vụ vận chuyển.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (thẻ tín dụng của doanh nghiệp hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp). Trường hợp cá nhân người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân, doanh nghiệp phải có quy chế cho phép người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó doanh nghiệp thanh toán lại, kèm theo chứng từ chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân đó.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính pháp lý của khoản chi phí này:

• Các khoản chi phí mua vé máy bay phục vụ cho mục đích cá nhân của người lao động (không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ, khoa học hệ thống chứng từ liên quan đến chuyến đi công tác để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra thuế từ cơ quan có thẩm quyền.