Tóm tắt Công văn 26/CT-TTHT năm 2014 về thuế đối với chi phí mua vé máy bay qua website

Công văn 26/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về các điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi mua vé máy bay qua website

Theo hướng dẫn tại Công văn, trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website cho cán bộ, nhân viên đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử (E-ticket): Doanh nghiệp phải xuất trình được vé điện tử hoặc thẻ lên tàu bay (boarding pass) có ghi rõ tên người đi công tác là người lao động của doanh nghiệp.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của đơn vị bán vé).
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản cử cán bộ, công nhân viên đi công tác do người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ: Quy chế của doanh nghiệp phải có quy định cụ thể về việc khoán chi phí đi lại hoặc cho phép người lao động tự mua vé máy bay phục vụ công tác.

Hướng dẫn thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân

Trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua vé máy bay qua website, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân, hình thức này vẫn được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Có quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp về việc ủy quyền cho cá nhân thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại tiền.
• Có hóa đơn, chứng từ mua vé máy bay mang tên doanh nghiệp (hoặc vé điện tử hợp lệ).
• Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp vào tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân đã thanh toán.
• Có bản sao thẻ tín dụng và sao kê tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân chứng minh đã thanh toán tiền mua vé máy bay.

Ý nghĩa pháp lý của văn bản

Công văn 26/CT-TTHT năm 2014 tạo cơ sở pháp lý rõ ràng giúp các doanh nghiệp chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, tránh các rủi ro bị xuất toán chi phí mua vé máy bay trực tuyến khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra tại đơn vị.