Giới thiệu chung về Công văn 1337/HTQTCT-HT năm 2016

Công văn 1337/HTQTCT-HT do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn của các địa phương trong quá trình triển khai thi hành Luật Hộ tịch năm 2014 và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Văn bản tập trung hướng dẫn chi tiết về các thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, thay đổi, cải chính hộ tịch và đăng ký lại các sự kiện hộ tịch.

Hướng dẫn nghiệp vụ về đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con

Công văn đưa ra các chỉ đạo cụ thể đối với các trường hợp đặc biệt trong đăng ký khai sinh:

• Kết hợp đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con: Đối với trường hợp trẻ em sinh ra ngoài giá thú, nếu tại thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận là cha thì Ủy ban nhân dân cấp xã kết hợp giải quyết đồng thời thủ tục đăng ký khai sinh và thủ tục nhận cha, con. Hồ sơ, thủ tục được thực hiện theo quy định chung, không yêu cầu phải tách riêng thành hai thủ tục độc lập nhằm giảm thiểu phiền hà cho người dân.
• Xác định họ, dân tộc, quê quán của trẻ: Việc xác định họ, dân tộc, quê quán cho trẻ em khi đăng ký khai sinh phải tuân thủ nghiêm ngặt thỏa thuận của cha mẹ bằng văn bản. Trường hợp cha mẹ không thỏa thuận được hoặc không có thỏa thuận thì xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự.
• Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài: Hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền và hồ sơ đối với trường hợp trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, bảo đảm việc lựa chọn quốc tịch cho con được thực hiện bằng văn bản thỏa thuận hợp pháp của cha mẹ.

Hướng dẫn về xác nhận tình trạng hôn nhân và đăng ký kết hôn

Công tác xác nhận tình trạng hôn nhân là cơ sở quan trọng để thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn, được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Xác định tình trạng hôn nhân của người đã qua nhiều nơi cư trú: Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm hướng dẫn người dân tự cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết, tránh việc yêu cầu người dân phải quay lại tất cả các nơi cư trú cũ để xin xác nhận.
• Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho mục đích khác: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể được cấp để sử dụng vào các mục đích khác ngoài kết hôn (như mua bán tài sản, vay vốn ngân hàng). Trên Giấy xác nhận phải ghi rõ mục đích sử dụng và không có giá trị để đăng ký kết hôn.
• Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài: Hướng dẫn kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, đặc biệt là giấy tờ chứng minh tình trạng độc thân của người nước ngoài, bảo đảm các giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo đúng quy định.

Hướng dẫn về thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch và xác định lại dân tộc

Việc thay đổi và cải chính hộ tịch được hướng dẫn nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công dân nhưng vẫn giữ nghiêm kỷ cương pháp luật:

• Phân biệt giữa cải chính hộ tịch và bổ sung hộ tịch: Cải chính hộ tịch chỉ được thực hiện khi có sai sót của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch khi ghi chép trong sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch. Bổ sung hộ tịch được thực hiện đối với những thông tin hộ tịch còn thiếu, chưa được ghi nhận đầy đủ.
• Thẩm quyền giải quyết: Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú trong nước và các trường hợp có yếu tố nước ngoài. Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết cho công dân Việt Nam dưới 14 tuổi cư trú trong nước.

Hướng dẫn về đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

Việc đăng ký lại các sự kiện hộ tịch chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ:

• Điều kiện đăng ký lại: Việc đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất. Người yêu cầu đăng ký lại phải nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu liên quan đến sự kiện hộ tịch cần đăng ký lại.
• Giá trị pháp lý của văn bản đăng ký lại: Giấy tờ hộ tịch được đăng ký lại có giá trị pháp lý tương đương với giấy tờ hộ tịch được đăng ký lần đầu. Quan hệ hôn nhân hoặc thông tin khai sinh được xác định lại kể từ thời điểm đăng ký thực tế trước đây.

Trách nhiệm của công chức làm công tác hộ tịch

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch tại địa phương:

• Thái độ phục vụ nhân dân: Công chức hộ tịch phải có thái độ hòa nhã, hướng dẫn rõ ràng, đầy đủ một lần bằng phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, tuyệt đối không được tự ý yêu cầu thêm các giấy tờ ngoài quy định của pháp luật.
• Ứng dụng công nghệ thông tin: Khuyến khích và yêu cầu các địa phương tích cực sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp để bảo đảm tính đồng bộ, chính xác và bảo mật thông tin hộ tịch của công dân.