Tổng quan về Công văn 13381/CTHN-TTHT năm 2022

Công văn 13381/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2022 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản tiền phát sinh khi khách hàng hủy bỏ hợp đồng kinh tế. Văn bản này giúp làm rõ nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thủ tục hóa đơn đối với hai trường hợp: khoản tiền bồi thường, phạt vi phạm hợp đồng và khoản thanh toán cho phần dịch vụ, hàng hóa đã thực hiện trước thời điểm hủy hợp đồng.

Quy định về lập hóa đơn đối với khoản tiền phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Khi khách hàng hủy bỏ hợp đồng và phát sinh các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng hoặc bồi thường thiệt hại do đơn phương chấm dứt thỏa thuận, nghĩa vụ thuế và hóa đơn được xác định như sau:

• Không phải lập hóa đơn GTGT: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản thu về bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thuộc đối tượng không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT. Do đó, cơ sở kinh doanh khi nhận khoản tiền phạt hoặc bồi thường do hủy hợp đồng không được lập hóa đơn GTGT.
• Sử dụng chứng từ thu tiền: Thay vì lập hóa đơn, bên nhận tiền chỉ cần lập chứng từ thu tiền theo quy định. Bên chi tiền căn cứ vào văn bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng, quyết định phạt/bồi thường và chứng từ chi tiền để hạch toán chi phí theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quy định lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp trước khi hủy hợp đồng

Đối với phần khối lượng công việc, dịch vụ hoặc hàng hóa đã được bàn giao, nghiệm thu hoặc thực hiện trước thời điểm hai bên chính thức ký văn bản hủy bỏ hợp đồng, việc lập hóa đơn được thực hiện theo nguyên tắc:

• Bắt buộc phải lập hóa đơn: Đối với phần hàng hóa, dịch vụ đã cung ứng và được người mua chấp nhận thanh toán trước khi hủy hợp đồng, người bán phải lập hóa đơn GTGT theo đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
• Xác định doanh thu tính thuế: Doanh thu từ phần hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện này vẫn phải được kê khai, tính nộp thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp theo đúng quy định hiện hành, không được gộp chung vào khoản tiền bồi thường thiệt hại.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập trước khi hủy hợp đồng

Trong trường hợp các bên đã lập hóa đơn và người mua đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng sau đó phát sinh việc hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ hợp đồng, các bên cần thực hiện các bước xử lý hóa đơn như sau:

• Trường hợp trả lại hàng hóa: Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa do hủy hợp đồng, các bên phải lập biên bản trả lại hàng hóa và người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để làm cơ sở giảm trừ doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào tương ứng.
• Trường hợp hủy dịch vụ chưa thực hiện nhưng đã lập hóa đơn: Nếu dịch vụ chưa được thực hiện nhưng người bán đã lập hóa đơn và thu tiền trước, khi hủy hợp đồng và hoàn trả lại tiền, các bên phải lập biên bản hủy hóa đơn đã lập và thực hiện các thủ tục xóa bỏ hoặc hủy hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế và tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phân định rõ ràng trong hợp đồng và biên bản thanh lý hoặc hủy bỏ hợp đồng đâu là khoản tiền thanh toán cho khối lượng công việc đã hoàn thành (phải xuất hóa đơn) và đâu là khoản tiền phạt, bồi thường thiệt hại (không xuất hóa đơn, chỉ dùng chứng từ thu chi).
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ minh chứng bao gồm: Hợp đồng kinh tế ban đầu, văn bản thỏa thuận chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng, biên bản xác định giá trị khối lượng đã thực hiện (nếu có), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.