Tóm tắt Công văn 8876/CTHN-TTHT năm 2022 hướng dẫn về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Công văn 8876/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng các quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc cốt lõi về thời điểm lập hóa đơn, định dạng dữ liệu và phương án xử lý sai sót phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

- Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa và dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là yếu tố pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Công văn hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể như sau:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không áp dụng đối với trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ theo quy định).
• Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

- Quy định về nội dung và định dạng của hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính pháp lý và khả năng lưu trữ, truyền nhận dữ liệu đồng bộ với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử cần tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt:

• Hóa đơn điện tử phải sử dụng định dạng dữ liệu XML theo quy định của Tổng cục Thuế, bao gồm hai thành phần chứa dữ liệu hóa đơn và chứa dữ liệu chữ ký số.
• Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn phải được thể hiện đầy đủ, chính xác bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán và người mua (nếu có) phải đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn giao dịch điện tử và còn hiệu lực tại thời điểm ký.

- Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Công văn hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý đối với các trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế hoặc đã gửi cho người mua nhưng phát hiện có sai sót:

• Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

- Trách nhiệm của người nộp thuế trong việc áp dụng hóa đơn điện tử

Người nộp thuế cần chủ động chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình quy định, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin trên hóa đơn đã lập. Việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử phải được thực hiện bằng phương tiện điện tử, đảm bảo an toàn thông tin và khả năng truy xuất dữ liệu khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.