Công văn 13944/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn trong trường hợp có sự thay đổi về thông tin đăng ký doanh nghiệp (như tên gọi, địa chỉ trụ sở) nhưng không làm thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu các nội dung cốt lõi của văn bản này.

- Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành khi thay đổi thông tin doanh nghiệp

• Khi tổ chức kinh doanh có sự thay đổi về tên hoặc địa chỉ trụ sở kinh doanh nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức đó vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã đặt in hoặc tự in nhưng chưa sử dụng hết thì được phép tiếp tục sử dụng.
• Để tiếp tục sử dụng các hóa đơn này, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn. Việc đóng dấu này phải đảm bảo rõ ràng, không làm mờ hoặc che khuất các thông tin pháp lý bắt buộc khác trên hóa đơn.
• Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu số TB04/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Thủ tục và thời hạn nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB04/AC) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định kể từ ngày có sự thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh.
• Hồ sơ gửi cơ quan thuế bao gồm: Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (mẫu TB04/AC) và bảng kê các số hóa đơn chưa sử dụng cần điều chỉnh thông tin.
• Sau khi đã gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng ngay các hóa đơn đã đóng dấu thông tin mới mà không cần phải chờ phản hồi bằng văn bản từ cơ quan thuế, trừ trường hợp cơ quan thuế có thông báo phát hiện sai sót hoặc không hợp lệ.

- Xử lý đối với trường hợp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

• Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ nhưng không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành còn dư, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
• Thời hạn và thủ tục hủy hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt theo hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Sau khi hủy hóa đơn cũ, doanh nghiệp mới được phép phát hành và sử dụng các mẫu hóa đơn mới với thông tin doanh nghiệp đã được cập nhật.

- Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn

• Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin điều chỉnh trên hóa đơn.
• Việc tự ý sử dụng hóa đơn có thông tin cũ chưa qua xử lý đóng dấu thông tin mới hoặc chưa nộp thông báo điều chỉnh TB04/AC cho cơ quan thuế sẽ bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đã có xác nhận của cơ quan thuế để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.