Công văn 14037/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc quản lý, sử dụng hóa đơn và thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) tập trung tại trụ sở chính đối với các đơn vị trực thuộc, chi nhánh hạch toán phụ thuộc.

Nguyên tắc kê khai thuế tập trung tại trụ sở chính

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, việc kê khai thuế tập trung được áp dụng cụ thể như sau:

• Đối với các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) hạch toán phụ thuộc không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì trụ sở chính thực hiện khai thuế GTGT tập trung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cả đơn vị trực thuộc.
• Trường hợp đơn vị trực thuộc có phát sinh hoạt động bán hàng, doanh thu nhưng theo mô hình tổ chức hoạt động của doanh nghiệp được phân cấp cho trụ sở chính thực hiện khai thuế, nộp thuế tập trung thì doanh nghiệp phải đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận.

Quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn

Công văn hướng dẫn chi tiết cách thức lập và sử dụng hóa đơn trong mô hình kê khai thuế tập trung:

• Hóa đơn đầu ra: Khi xuất bán hàng hóa, dịch vụ từ các đơn vị trực thuộc, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn của trụ sở chính hoặc hóa đơn riêng của chi nhánh (đã làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh) để giao cho khách hàng.
• Hóa đơn đầu vào: Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của đơn vị trực thuộc nhưng do trụ sở chính thanh toán hoặc đứng tên kê khai vẫn được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hóa đơn hợp pháp.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi kê khai tập trung

Để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn phát sinh tại trụ sở chính và các chi nhánh phụ thuộc, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hóa đơn mua vào phải mang tên, địa chỉ, mã số thuế của trụ sở chính hoặc của chi nhánh phụ thuộc (tùy thuộc vào đối tượng ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch).
• Trường hợp hóa đơn mang tên chi nhánh nhưng trụ sở chính thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng của trụ sở chính cho nhà cung cấp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt này vẫn được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế tại trụ sở chính.
• Doanh nghiệp phải lập bảng kê chi tiết các hóa đơn chứng từ của từng đơn vị trực thuộc để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế của cơ quan thuế có thẩm quyền.

Kết luận và lưu ý cho doanh nghiệp

Công văn 14037/CT-TTHT mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc tổ chức bộ máy kế toán và quản lý thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hóa đơn chứng từ, đảm bảo tính thống nhất giữa hợp đồng mua bán, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để tránh các rủi ro bị xuất toán hoặc từ chối khấu trừ thuế GTGT khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.