Tóm tắt Công văn 1441/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn chứng từ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 1441/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức (đặc biệt là các Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam) thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản kinh phí hoạt động, các khoản thu hộ, chi hộ và các giao dịch liên quan. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết và chuyên sâu về các quy định cốt lõi của văn bản này.

1. Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với kinh phí hoạt động của Văn phòng đại diện

Đối với các khoản kinh phí do Công ty mẹ ở nước ngoài chuyển giao cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam để trang trải các chi phí hoạt động theo quy định, chính sách thuế được áp dụng cụ thể như sau:

• Không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: Khoản kinh phí nhận từ Công ty mẹ để duy trì hoạt động của Văn phòng đại diện không phải là khoản thanh toán cho hoạt động cung ứng dịch vụ hay hàng hóa. Do đó, khoản tiền này không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Chứng từ áp dụng: Khi nhận tiền từ Công ty mẹ chuyển vào tài khoản, Văn phòng đại diện không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu hoặc chứng từ báo có của ngân hàng) theo quy định của pháp luật về kế toán.

2. Xử lý hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ, thu hộ

Công văn hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn, chứng từ trong trường hợp phát sinh các khoản chi hộ giữa Văn phòng đại diện và Công ty mẹ hoặc giữa các bên liên quan:

• Trường hợp hóa đơn mang tên Công ty mẹ: Nếu Văn phòng đại diện thanh toán hộ các khoản chi phí mà hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp dịch vụ/hàng hóa được xuất trực tiếp dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của Công ty mẹ, thì Văn phòng đại diện chỉ thực hiện thủ tục thanh toán hộ. Khi bàn giao lại chứng từ cho Công ty mẹ, Văn phòng đại diện không phải lập hóa đơn mà chỉ lập chứng từ thanh toán chi hộ (phiếu chi, ủy nhiệm chi).
• Trường hợp hóa đơn mang tên Văn phòng đại diện: Nếu các khoản chi hộ được nhà cung cấp xuất hóa đơn mang tên, địa chỉ và mã số thuế của Văn phòng đại diện, khi Văn phòng đại diện yêu cầu Công ty mẹ thanh toán lại khoản chi này, Văn phòng đại diện phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) để xuất trả lại cho Công ty mẹ theo đúng quy định.

3. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ

Việc xác định quyền lợi về thuế đối với các hóa đơn, chứng từ nêu trên được thực hiện theo các nguyên tắc pháp lý chặt chẽ:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Công ty mẹ chỉ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên, địa chỉ và mã số thuế của chính Công ty mẹ. Các hóa đơn mang tên Văn phòng đại diện sẽ không được trực tiếp khấu trừ tại Công ty mẹ trừ khi có hướng dẫn đặc thù khác hoặc đã được xuất hóa đơn lại theo đúng quy định.
• Hạch toán chi phí được trừ: Để các khoản chi hộ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) và hợp đồng/thỏa thuận chi hộ rõ ràng giữa các bên.

4. Khuyến nghị thực hiện cho doanh nghiệp và tổ chức

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, các đơn vị cần lưu ý:

• Phân định rõ ràng các khoản chi phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện và các khoản chi hộ cho Công ty mẹ ngay từ khâu ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
• Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng đối tượng thụ hưởng dịch vụ để tối ưu hóa việc khấu trừ thuế và hạch toán chi phí.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng đối với các giao dịch thanh toán hộ để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.