Giới thiệu về Công văn 7529/CT-TTHT năm 2017

Công văn 7529/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ, trả thay giữa các doanh nghiệp. Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình hạch toán, khai thuế và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp phát sinh các giao dịch thanh toán hộ.

Các quy định cốt lõi về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ

Nội dung hướng dẫn tại Công văn 7529/CT-TTHT tập trung vào việc phân loại và xử lý hóa đơn, chứng từ trong hai trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị được chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị được chi hộ (khách hàng). Khi nhận lại tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mà chỉ lập chứng từ thu tiền theo quy định kế toán.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các khoản chi hộ được nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ. Khi thu hồi lại khoản tiền này từ phía khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT, áp dụng thuế suất tương ứng và thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định pháp luật hiện hành.
• Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chỉ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính mình và phải mang thông tin mã số thuế của doanh nghiệp. Các hóa đơn chi hộ mang tên đơn vị khác sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào tại doanh nghiệp chi hộ.
• Yêu cầu về chứng từ thanh toán: Đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải đảm bảo có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của giao dịch khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.

Lưu ý áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và rủi ro bị truy thu thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Xác lập rõ ràng điều khoản trong hợp đồng: Quy định cụ thể về nghĩa vụ chi hộ, trả thay và thỏa thuận rõ ràng về đối tượng sẽ đứng tên trên hóa đơn đầu vào ngay từ khâu ký kết hợp đồng dịch vụ.
• Hạch toán kế toán riêng biệt: Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo dõi riêng các khoản chi hộ, không gộp chung vào chi phí quản lý hoặc chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan bao gồm hợp đồng, văn bản ủy quyền chi hộ, hóa đơn gốc, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và chứng từ thu/chi tiền giữa hai bên.