Công văn 1525/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc ủy quyền quyết toán và hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này nhằm giúp người nộp thuế và tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đúng quy định.

Các trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán và hoàn thuế TNCN

Theo hướng dẫn, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế và thực hiện thủ tục hoàn thuế thay trong các trường hợp sau:

• Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức chi trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
• Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập thực hiện tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) và người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới, nếu người lao động không có thêm thu nhập nào khác thì được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Thủ tục và hồ sơ ủy quyền hoàn thuế TNCN qua tổ chức chi trả

Để thực hiện việc ủy quyền hoàn thuế, người nộp thuế và tổ chức chi trả cần chuẩn bị và thực hiện các bước sau:

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế: Cá nhân làm giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định gửi cho tổ chức chi trả thu nhập.
• Trách nhiệm của tổ chức chi trả: Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm nhận ủy quyền, thực hiện quyết toán thay cho cá nhân. Trường hợp sau khi quyết toán phát hiện số thuế nộp thừa, tổ chức chi trả sẽ đại diện cá nhân làm thủ tục hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
• Hồ sơ hoàn thuế của tổ chức: Tổ chức chi trả nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm tờ khai quyết toán thuế và các chứng từ chứng minh số thuế đã nộp thừa của các cá nhân ủy quyền.

Nguyên tắc xử lý tiền thuế nộp thừa khi ủy quyền

Văn bản cũng làm rõ nguyên tắc xử lý đối với số thuế TNCN nộp thừa của cá nhân ủy quyền quyết toán:

• Số thuế nộp thừa của cá nhân ủy quyền quyết toán thuế được bù trừ vào số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo hoặc được hoàn trả nếu cá nhân có yêu cầu hoàn thuế.
• Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện nhận tiền hoàn thuế từ cơ quan thuế và có trách nhiệm chi trả lại đầy đủ, kịp thời số tiền thuế được hoàn cho cá nhân đã ủy quyền.
• Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán nhưng sau đó phát hiện thuộc diện trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì tổ chức chi trả không điều chỉnh lại quyết toán, cá nhân tự thực hiện quyết toán và hoàn thuế trực tiếp với cơ quan thuế.