Tóm tắt Công văn 1565/CT-TTHT năm 2018 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Công văn 1565/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 đưa ra các hướng dẫn quan trọng về nguyên tắc và điều kiện xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là cơ sở pháp lý giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các điều kiện cơ bản để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Theo tinh thần của Công văn và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn 1565/CT-TTHT làm rõ cách thức xử lý đối với một số khoản chi phí thường gặp tại doanh nghiệp:

• Chi phí đi lại và lưu trú cho người lao động: Các khoản chi phí như vé máy bay, tiền thuê phòng, phí đi lại phục vụ cho chuyến công tác của người lao động được chấp nhận là chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, quyết định cử đi công tác và quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về các khoản chi này.
• Trường hợp thanh toán qua thẻ cá nhân: Đối với các dịch vụ mua qua mạng (như vé máy bay) thanh toán bằng thẻ cá nhân của người lao động, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh việc doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán và doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán lại cho cá nhân đó bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
• Chi phí cho chuyên gia nước ngoài: Các khoản chi phí đưa đón, chỗ ở cho chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam nếu được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động thì được xem xét tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi có đủ chứng từ chứng minh.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ, quy định rõ ràng định mức và điều kiện hưởng các khoản phụ cấp, chi phí công tác.
• Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn và đảm bảo thực hiện nghiêm túc quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến từng khoản chi để giải trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra thuế.