Giới thiệu về Công văn 15739/CTHN-TTHT năm 2024

Công văn 15739/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho người nộp thuế về việc xử lý các hóa đơn điện tử bị hủy do thao tác sai sót trong quá trình lập và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót) đến cơ quan thuế. Đây là vướng mắc thực tế phổ biến gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai, khấu trừ thuế của cả doanh nghiệp bán và doanh nghiệp mua.

Nội dung hướng dẫn cốt lõi về xử lý hóa đơn bị hủy sai

Dưới đây là các nội dung chi tiết và biện pháp khắc phục được cơ quan thuế hướng dẫn cụ thể:

• Nguyên tắc hệ thống đối với hóa đơn đã hủy: Khi người nộp thuế đã gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT với tính chất "Hủy" cho một hóa đơn điện tử và được hệ thống của cơ quan thuế tiếp nhận, chấp nhận, trạng thái của hóa đơn đó trên hệ thống sẽ ghi nhận là đã hủy. Về mặt kỹ thuật và pháp lý, không thể khôi phục lại trạng thái hoạt động của hóa đơn đã bị hủy nhầm này.
• Phương án xử lý đối với bên bán (người lập hóa đơn):
  • Người bán phải tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã bị hủy sai do thao tác nhầm lẫn.
  • Hóa đơn điện tử mới lập thay thế phải hiển thị rõ ràng nội dung: "Thay thế cho hóa đơn ký hiệu... số... ngày... tháng... năm... (ghi rõ lý do thay thế do thao tác sai Mẫu 04/SS-HĐĐT)".
  • Người bán thực hiện ký số, gửi hóa đơn mới này cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Phương án xử lý đối với bên mua (người nhận hóa đơn):
  • Người mua sử dụng hóa đơn điện tử mới thay thế để làm căn cứ hạch toán kế toán, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
  • Tuyệt đối không được sử dụng hóa đơn đã bị hủy sai để kê khai thuế, tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán hoặc xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Lưu ý về kê khai thuế và điều chỉnh số liệu:
  • Cả người bán và người mua cần thực hiện rà soát, đối chiếu kỹ lưỡng tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ phát sinh hóa đơn bị hủy sai và kỳ lập hóa đơn thay thế.
  • Đảm bảo việc kê khai doanh thu, thuế đầu ra (đối với người bán) và chi phí, thuế đầu vào (đối với người mua) được thực hiện chính xác, không trùng lặp hoặc bỏ sót doanh thu/chi phí do việc hủy và thay thế hóa đơn.

Khuyến nghị từ cơ quan thuế nhằm hạn chế sai sót

Để tránh phát sinh các thủ tục phức tạp khi xử lý hóa đơn bị hủy sai, Cục Thuế Thành phố Hà Nội khuyến nghị người nộp thuế:

• Cần kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng thông tin hóa đơn trước khi phê duyệt và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
• Tăng cường tập huấn cho bộ phận kế toán về quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
• Sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng cảnh báo hoặc xác nhận nhiều bước trước khi thực hiện thao tác hủy hóa đơn để giảm thiểu tối đa lỗi chủ quan của người thao tác.