Công văn 16866/BTC-QLCS do Bộ Tài chính ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn quan trọng liên quan đến việc mua sắm xe ô tô chuyên dùng có nguồn gốc nhập khẩu phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Văn bản này nhằm siết chặt quản lý tài sản công, đảm bảo việc mua sắm đúng tiêu chuẩn, định mức và tiết kiệm ngân sách.

- Đối tượng và phạm vi áp dụng quy định mua sắm

• Áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được phép mua sắm xe ô tô chuyên dùng từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc nguồn quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
• Quy định tập trung vào các dòng xe ô tô chuyên dùng có nguồn gốc nhập khẩu, đòi hỏi quy trình kiểm soát chặt chẽ về nguồn gốc xuất xứ và thủ tục hải quan.

- Tiêu chuẩn, định mức và điều kiện mua sắm xe ô tô chuyên dùng

• Việc mua sắm xe ô tô chuyên dùng phải căn cứ vào tiêu chuẩn, định mức trang bị xe ô tô do Thủ tướng Chính phủ quy định và quyết định ban hành tiêu chuẩn, định mức của cấp có thẩm quyền.
• Chỉ được phép mua sắm khi thực sự có nhu cầu phục vụ công tác chuyên môn đặc thù mà các dòng xe sản xuất, lắp ráp trong nước không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật.
• Đảm bảo phù hợp với dự toán ngân sách nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt hàng năm và kế hoạch mua sắm tài sản công của đơn vị.

- Quy trình và thủ tục thực hiện mua sắm

• Các đơn vị phải lập phương án mua sắm, trong đó nêu rõ sự cần thiết, chủng loại, thông số kỹ thuật, dự kiến nguồn kinh phí và giá mua xe ô tô chuyên dùng nhập khẩu.
• Thực hiện phương thức mua sắm tập trung hoặc đấu thầu rộng rãi theo quy định của pháp luật về đấu thầu để đảm bảo tính cạnh tranh, công khai, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
• Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế giá trị gia tăng và các khoản phí, lệ phí liên quan đến việc đăng ký, lưu hành xe.

- Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

• Các Bộ, cơ quan trung ương và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc mua sắm xe ô tô chuyên dùng của các đơn vị thuộc phạm vi quản lý, đảm bảo đúng đối tượng, tiêu chuẩn, định mức.
• Đơn vị trực tiếp mua sắm và sử dụng xe có trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản đúng mục đích, thực hiện hạch toán kế toán, đăng ký quyền sở hữu và báo cáo kê khai tài sản công theo đúng quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.
• Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) thực hiện chức năng giám sát, phối hợp giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện mua sắm xe ô tô chuyên dùng có nguồn gốc nhập khẩu.