Tóm tắt Công văn 17151/CTHN-TTHT năm 2021 về xuất hóa đơn đối với các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Công văn 17151/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về việc quản lý, sử dụng hóa đơn và khấu trừ thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp chính thức được thành lập. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các sáng lập viên và doanh nghiệp mới thành lập thực hiện đúng quy định về thuế, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến chi phí được trừ và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

- Quy định về hóa đơn đối với chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

• Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện chi hộ các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp (như thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ, phương tiện...).
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ trong giai đoạn này phải mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền. Trên hóa đơn phải thể hiện rõ thông tin của bên được ủy quyền theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn.
• Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục bàn giao tài sản, công cụ, chi phí và thực hiện thanh toán lại cho bên được ủy quyền theo đúng thỏa thuận bằng văn bản.

- Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

• Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền nêu trên.
• Để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện: Có văn bản ủy quyền chi hộ trước khi thành lập; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ mang tên bên được ủy quyền; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả chứng từ thanh toán giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền, và chứng từ thanh toán từ bên được ủy quyền cho nhà cung cấp).

- Quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ ủy quyền và chứng từ thanh toán thực tế sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Doanh nghiệp thực hiện phân bổ dần các khoản chi phí thành lập này vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế TNDN. Thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

- Các lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

• Văn bản ủy quyền giữa sáng lập viên và tổ chức, cá nhân chi hộ phải được lập bằng văn bản rõ ràng, hợp pháp trước thời điểm phát sinh các chi phí mua hàng hóa, dịch vụ.
• Mọi giao dịch thanh toán hoàn trả chi phí giữa doanh nghiệp sau khi thành lập và bên được ủy quyền phải được thực hiện qua ngân hàng đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ khấu trừ thuế.
• Doanh nghiệp không được tự ý hạch toán các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không có văn bản ủy quyền chi hộ rõ ràng trước khi thành lập.