Tóm tắt Công văn 59257/CTHN-TTHT năm 2023 về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Công văn 59257/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp về nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và điều kiện khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phát sinh trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với chi phí trước khi thành lập

Theo hướng dẫn của Cục Thuế Thành phố Hà Nội, căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành về thuế GTGT, việc khấu trừ thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp được thực hiện như sau:

• Văn bản ủy quyền: Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên phải có văn bản ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm trang thiết bị, vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các hóa đơn, chứng từ thanh toán phải mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Trên hóa đơn phải thể hiện rõ các chỉ tiêu về thuế suất và tiền thuế GTGT theo đúng quy định.
• Bàn giao chứng từ: Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền phải thực hiện bàn giao lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc cho doanh nghiệp.
• Kê khai thuế: Doanh nghiệp căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ đã nhận bàn giao để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định pháp luật.
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng cho bên được ủy quyền hoặc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp thông qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Xác định chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đối với thuế TNDN, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Mục đích sử dụng: Khoản chi phải thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc phục vụ trực tiếp cho công tác chuẩn bị thành lập doanh nghiệp (như chi phí thuê văn phòng, mua sắm công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, chi phí thành lập doanh nghiệp).
• Hồ sơ chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền thì phải kèm theo văn bản ủy quyền và chứng từ thanh toán thực tế giữa doanh nghiệp với bên được ủy quyền.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để chứng minh việc hoàn trả tiền cho bên được ủy quyền hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.

Các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thời điểm lập văn bản ủy quyền: Văn bản ủy quyền giữa sáng lập viên và người chi hộ phải được lập trước thời điểm phát sinh các khoản chi phí thực tế.
• Thời hạn kê khai: Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai, hạch toán ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đi vào hoạt động để đảm bảo tính kịp thời và đúng kỳ tính thuế.
• Đối chiếu công nợ: Cần lập biên bản bàn giao hóa đơn, chứng từ và biên bản đối chiếu công nợ (nếu có) giữa doanh nghiệp và người được ủy quyền để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.