- Tổng quan về Công văn 1830/CT-TTHT

Công văn 1830/CT-TTHT năm 2014 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn cụ thể về chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), trong đó tập trung vào các điều kiện và bộ hồ sơ chứng từ cần thiết để xác định chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

- Điều kiện cốt lõi để chi phí mua vé máy bay được tính vào chi phí được trừ

Để chi phí mua vé máy bay phục vụ các chuyến đi công tác của cán bộ, nhân viên được ghi nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chung theo quy định của Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp:

• Khoản chi thực tế phát sinh phục vụ trực tiếp hoặc liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn, chứng từ mua vé máy bay có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

- Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ đối với vé máy bay điện tử

Trong trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay điện tử thông qua trang thông tin điện tử của hãng hàng không hoặc qua các đại lý vé máy bay cho người lao động đi công tác, bộ hồ sơ căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử: Thẻ thông tin hành trình/vé máy bay điện tử có thể hiện rõ tên người đi máy bay (người lao động thuộc doanh nghiệp), chuyến bay, chặng bay và thời gian bay.
• Thẻ lên máy bay (Boarding pass): Chứng từ gốc chứng minh người lao động thực tế đã tham gia chuyến bay.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có tài khoản giao dịch chuyển tiền cho hãng hàng không hoặc đại lý cung cấp vé.

- Trường hợp doanh nghiệp giao người lao động tự mua vé máy bay

Trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác và khoán/giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại tiền cho người lao động, chi phí này được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ các hồ sơ sau:

• Quyết định cử người lao động đi công tác có phê duyệt của cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định rõ điều kiện, thủ tục cho phép người lao động tự mua vé máy bay và được doanh nghiệp hoàn trả chi phí.
• Vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay mang tên người lao động trực tiếp thực hiện chuyến đi công tác.
• Chứng từ thanh toán tiền mua vé máy bay của cá nhân cho đại lý/hãng hàng không và chứng từ thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt) của doanh nghiệp hoàn trả lại chi phí cho người lao động.

- Nguyên tắc quản lý và rủi ro thuế cần lưu ý

Doanh nghiệp cần lưu giữ cẩn thận thẻ lên máy bay cùng chứng từ thanh toán tương ứng. Việc thiếu thẻ lên máy bay hoặc không có tài liệu chứng minh chuyến đi phục vụ cho hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến việc cơ quan thuế loại bỏ khoản chi phí này khi thanh tra, kiểm tra thuế TNDN.