Công văn 1854/CT-TTHT năm 2014 do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào các khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (vé điện tử) cho người lao động đi công tác.

Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ đối với vé máy bay mua qua mạng

Theo nội dung hướng dẫn, trường hợp doanh nghiệp có phát sinh chi phí mua vé máy bay qua tàu điện tử (e-ticket) phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử (E-ticket): Bản in vé máy bay điện tử hợp lệ theo quy định của hãng hàng không.
• Thẻ lên máy bay (Boarding pass): Thẻ lên máy bay thực tế của người lao động tham gia chuyến đi để chứng minh chuyến đi thực tế đã diễn ra.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên). Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân thì phải có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền của doanh nghiệp.
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản cử cán bộ, nhân viên đi công tác do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký duyệt, nêu rõ mục đích chuyến đi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn cũng làm rõ việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi phí mua vé máy bay:

• Đối với các hóa đơn mua vé máy bay có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ).
• Trường hợp cá nhân tự thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân, doanh nghiệp phải có cơ chế thanh toán nội bộ rõ ràng, chứng từ hoàn trả tiền cho cá nhân bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ của hãng hàng không.

Ý nghĩa và lưu ý cho doanh nghiệp khi áp dụng

Việc tuân thủ các hướng dẫn tại Công văn 1854/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Luôn lưu trữ đầy đủ thẻ lên máy bay (boarding pass) của nhân viên đi công tác, tránh trường hợp chỉ lưu hóa đơn/vé điện tử mà thiếu chứng từ chứng minh chuyến đi thực tế.
• Xây dựng quy chế tài chính nội bộ chặt chẽ, quy định rõ hình thức thanh toán và hoàn trả chi phí công tác phí để làm cơ sở pháp lý vững chắc giải trình với cơ quan thuế.