b) Phân công công chức thường xuyên kiểm tra hòm thư điện tử của Chi cục để tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại và phản hồi số tiếp nhận thông báo hợp đồng gia công lại cho tổ chức, cá nhân trong thời hạn 2 giờ làm việc kể từ ngày nhận được thông báo do tổ chức, cá nhân gửi qua thư điện tử. Trường hợp thực hiện thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ thì tổ chức, cá nhân phải thông báo cho Chi cục hải quan quản lý theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 của Bộ Tài chính.

c) Mở sổ theo dõi, cấp số tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại. Trong đó tối thiểu có các chỉ tiêu: Ngày tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại là ngày nhận được email của tổ chức, cá nhân; số tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại; tên/mã số thuế tổ chức, cá nhân nhận gia công cho thương nhân nước ngoài; tên/mã số thuế của tổ chức, cá nhân nhận gia công lại; số hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại, ngày hiệu lực, ngày kết thúc hợp đồng gia công lại; địa chỉ hòm thư của tổ chức, cá nhân nhận gia công cho thương nhân nước ngoài; tên công chức tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại.

Cấp số tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại theo cấu trúc sau:

+ Đối với hợp đồng gia công lại gồm: mã Chi cục Hải quan quản lý/HDGCL/năm tiếp nhận hợp đồng gia công lại - số thứ tự tiếp nhận hợp đồng gia công lại là số tăng dần theo năm dương lịch;

+ Đối với phụ lục của hợp đồng gia công lại: mã Chi cục Hải quan quản lý/HDGCL/năm tiếp nhận hợp đồng gia công lại - số thứ tự tiếp nhận hợp đồng gia công lại là số tăng dần theo năm dương lịch/PL số thứ tự của phụ lục mà cơ quan hải quan tiếp nhận.

Ví dụ: Chi cục Hải quan Vĩnh Phúc thuộc Cục Hải quan thành phố Hà Nội khi tiếp nhận hợp đồng gia công lại số đầu tiên của Công ty A trong năm 2021 thì khi cấp số tiếp nhận ghi là: 01PR/HDGCL/2021-01. Khi Công ty A thông báo phụ lục đầu tiên của hợp đồng gia công lại nêu trên thì số tiếp nhận phụ lục ghi là: 01PR/HDGCL/2021-01/PL01. Khi Công ty A thông báo phụ lục của hợp đồng gia công lại nêu trên lần thứ hai thì số tiếp nhận phụ lục ghi là: 01PR/HDGCL/2021-01/PL02

d) Thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại được lưu giữ tại hòm thư điện tử và Chi cục Hải quan quản lý in 01 bản giấy từ thư điện tử để lưu giữ theo thứ tự số tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công đã được cấp.

3. Cục Công nghệ thông tin & Thống kê Hải quan phối hợp, hỗ trợ Cục Hải quan tỉnh, thành phố trong việc tạo lập, sử dụng hòm thư điện tử ngành hải quan để tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn, bảo mật thông tin và đăng tải thông tin hòm thư điện tử của các Chi cục Hải quan quản lý trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

4. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc tổ chức, triển khai thực hiện việc tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công qua hòm thư điện tử.

5. Trong quá trình triển khai nếu phát sinh vướng mắc vượt thẩm quyền thì báo cáo Tổng cục Hải quan (Cục Giám sát quản lý về hải quan) để được hướng dẫn.

Tổng cục Hải quan thông báo để Cục Hải quan các tỉnh, thành phố biết, thực hiện./