Công văn 1964/BXD-KTXD do Bộ Xây dựng ban hành nhằm giải đáp và tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan quản lý nhà nước thống nhất cách hiểu và áp dụng đúng các quy định pháp luật về định mức, đơn giá, điều chỉnh hợp đồng và quản lý chi phí dự án.

- Hướng dẫn áp dụng và điều chỉnh định mức dự toán xây dựng công trình

Vấn đề áp dụng định mức xây dựng luôn là nội dung cốt lõi dễ phát sinh vướng mắc giữa các bên. Bộ Xây dựng đã đưa ra các hướng dẫn cụ thể như sau:

• Hệ thống định mức dự toán xây dựng công trình do Bộ Xây dựng công bố là cơ sở để chủ đầu tư, tổ chức tư vấn và nhà thầu tham khảo, áp dụng hoặc vận dụng trong việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
• Đối với các công tác xây dựng đã có trong hệ thống định mức công bố nhưng điều kiện thi công, biện pháp thi công hoặc yêu cầu kỹ thuật thực tế của công trình có sự khác biệt, chủ đầu tư và đơn vị tư vấn phải tiến hành điều chỉnh định mức cho phù hợp với thực tế.
• Đối với các công tác xây dựng mới hoàn toàn chưa có trong hệ thống định mức được công bố, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức xây dựng định mức mới theo phương pháp xác định định mức dự toán xây dựng do Bộ Xây dựng hướng dẫn. Định mức mới này phải được người quyết định đầu tư phê duyệt trước khi áp dụng vào dự án.

- Nguyên tắc điều chỉnh giá hợp đồng xây dựng do biến động chi phí

Việc điều chỉnh giá hợp đồng khi có sự thay đổi về giá nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu hoặc thay đổi chế độ chính sách của Nhà nước được hướng dẫn chi tiết:

• Việc điều chỉnh giá hợp đồng phải tuân thủ nghiêm ngặt các thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng xây dựng, phù hợp với quy định của pháp luật về hợp đồng xây dựng áp dụng cho dự án tại thời điểm ký kết.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, các bên phải xác định rõ phương pháp điều chỉnh, nguồn dữ liệu giá áp dụng (như chỉ số giá xây dựng hoặc giá vật liệu thực tế do cơ quan nhà nước công bố) và công thức tính toán cụ thể trong nội dung hợp đồng.
• Trường hợp phát sinh khối lượng công việc nằm ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết, các bên phải tiến hành thương thảo, xác định đơn giá mới cho phần khối lượng phát sinh và ký kết phụ lục hợp đồng làm cơ sở thanh toán, quyết toán.

- Quản lý chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn đầu tư xây dựng

Bộ Xây dựng làm rõ phương thức xác định và quản lý đối với nhóm chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn:

• Chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn đầu tư xây dựng được xác định trên cơ sở định mức tỷ lệ phần trăm (%) do Bộ Xây dựng công bố. Định mức này là mức chi phí tối đa để thực hiện các công việc tương ứng.
• Trường hợp dự án có quy mô đặc biệt lớn, kỹ thuật phức tạp, dự án trải dài trên nhiều địa bàn hoặc thời gian thực hiện bị kéo dài do nguyên nhân khách quan, chủ đầu tư được phép lập dự toán chi tiết cho các khoản chi phí này để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Việc thanh toán, quyết toán chi phí tư vấn và chi phí quản lý dự án phải căn cứ vào sản phẩm hoàn thành, chất lượng công việc thực tế và các điều khoản cụ thể đã thỏa thuận trong hợp đồng tư vấn.

- Quy định chuyển tiếp và tổ chức thực hiện

Để đảm bảo tính liên tục của các dự án đang triển khai, văn bản hướng dẫn nguyên tắc chuyển tiếp:

• Các gói thầu đã phê duyệt dự toán, đã lựa chọn xong nhà thầu hoặc đang trong quá trình thực hiện hợp đồng trước thời điểm có sự thay đổi về cơ chế chính sách thì tiếp tục thực hiện theo các nội dung đã được phê duyệt và hợp đồng đã ký kết.
• Các bên tham gia hợp đồng có trách nhiệm tự rà soát, đối chiếu các điều khoản trong hợp đồng với hệ thống quy định pháp luật tại thời điểm ký kết để thực hiện đúng quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, hạn chế tối đa việc phát sinh tranh chấp pháp lý.