Giới thiệu về Công văn 2250/TCT-CS năm 2015

Công văn 2250/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với các khoản chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa tiêu hao vượt định mức trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Văn bản này làm rõ cách xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với phần hao hụt, tiêu hao vượt mức cho phép.

1. Chính sách Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) đối với nguyên vật liệu vượt định mức

Theo quy định tại các văn bản pháp luật về thuế TNDN hiện hành được áp dụng trong Công văn 2250/TCT-CS, nguyên tắc xác định chi phí nguyên vật liệu tiêu hao vượt định mức được quy định cụ thể như sau:

• Không tính vào chi phí được trừ: Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vượt định mức tiêu hao vật tư do doanh nghiệp tự xây dựng và thông báo cho cơ quan thuế (hoặc định mức do Nhà nước ban hành đối với một số trường hợp đặc biệt) sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có nghĩa vụ tự xây dựng, quản lý và lưu trữ định mức tiêu hao nguyên vật liệu ngay từ đầu năm tài chính hoặc đầu chu kỳ sản xuất sản phẩm. Định mức này phải được xuất trình đầy đủ khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra tại trụ sở.
• Xử lý phần vượt định mức: Mọi hao hụt, tổn thất hoặc tiêu hao vượt quá định mức đã xây dựng (trừ các trường hợp bất khả kháng được pháp luật thừa nhận như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn có hồ sơ chứng minh) đều bị loại trừ khỏi chi phí hợp lệ của kỳ tính thuế đó.

2. Chính sách Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với lượng hàng hóa, nguyên vật liệu tiêu hao vượt định mức, Công văn 2250/TCT-CS đưa ra các hướng dẫn đồng bộ với quy định của Luật Thuế GTGT:

• Nguyên tắc khấu trừ chung: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt.
• Đối với phần vượt định mức do nguyên nhân chủ quan: Lượng nguyên vật liệu, hàng hóa tiêu hao vượt định mức do lỗi chủ quan của doanh nghiệp (không phải do hao hụt tự nhiên trong định mức hoặc do bất khả kháng) được xác định là không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra doanh thu chịu thuế GTGT. Do đó, số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần vượt định mức này sẽ không được kê khai, khấu trừ.
• Đối với hao hụt trong định mức và bất khả kháng: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị hao hụt tự nhiên trong định mức cho phép hoặc bị tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ có đầy đủ hồ sơ bồi thường, biên bản xác nhận thì vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

3. Hướng dẫn tổ chức thực hiện và lưu ý cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tuân thủ đúng tinh thần của Công văn 2250/TCT-CS và tránh các rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Xây dựng định mức thực tế và khoa học: Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu sát với thực tế sản xuất của dây chuyền công nghệ. Việc xây dựng định mức quá thấp hoặc quá cao so với thực tế đều gây khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế.
• Hoàn thiện hồ sơ chứng minh hao hụt: Trong trường hợp phát sinh hao hụt vượt định mức do nguyên nhân khách quan, doanh nghiệp phải lập đầy đủ hồ sơ gồm: Biên bản xác định nguyên nhân hao hụt, văn bản phê duyệt của ban giám đốc, hồ sơ bồi thường của bảo hiểm (nếu có) và các chứng từ liên quan để làm căn cứ giải trình chi phí hợp lý và khấu trừ thuế GTGT.
• Hạch toán kế toán rõ ràng: Kế toán doanh nghiệp cần tách biệt rõ ràng phần chi phí nguyên vật liệu trong định mức và phần vượt định mức trên sổ sách kế toán để thuận tiện cho việc điều chỉnh tăng/giảm khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.