Tóm tắt Công văn 2299/TCT-CS năm 2018 về sử dụng hóa đơn điện tử

Công văn 2299/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 12 tháng 06 năm 2018 hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt tập trung vào các quy định liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi. Dưới đây là các nội dung cốt lõi và phân tích chi tiết của văn bản:

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Người bán hàng hóa được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một (01) lần duy nhất.
• Người mua và người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, đối chiếu dữ liệu hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

- Điều kiện để hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý

• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi rõ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Phải hiển thị đầy đủ thông tin của người thực hiện chuyển đổi, bao gồm họ và tên cùng chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
• Phải ghi rõ thời gian (ngày, tháng, năm) thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống điện tử sang giấy.

- Quy định về chữ ký và con dấu trên hóa đơn chuyển đổi

• Đối với hóa đơn chuyển đổi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông (đi đường): Bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên bán, đồng thời phải được đóng dấu đỏ của bên bán.
• Đối với hóa đơn chuyển đổi dùng để lưu trữ, ghi sổ kế toán: Không bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và con dấu của bên bán, nhưng phải đảm bảo có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí kỹ thuật về tính toàn vẹn của thông tin.

- Trách nhiệm và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử phải tự chịu trách nhiệm về tính bảo mật, an toàn và chính xác của dữ liệu hóa đơn được khởi tạo và truyền nhận.
• Các cơ quan Thuế địa phương có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và giám sát việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.