Giới thiệu về Công văn 3237/TCT-CS năm 2017

Công văn 3237/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung làm rõ quy trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi trong quá trình lưu thông hàng hóa và hạch toán kế toán.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 3237/TCT-CS

1. Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ các nguyên tắc chặt chẽ nhằm đảm bảo tính đồng bộ và giá trị pháp lý:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện một (01) lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông trên đường.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo tính đồng nhất dữ liệu.
• Trên hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi để xác định trách nhiệm cá nhân đối với nội dung được chuyển đổi.

2. Giá trị pháp lý và yêu cầu về chữ ký, con dấu trên hóa đơn chuyển đổi

Công văn làm rõ các yêu cầu về tính pháp lý đối với hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử tùy theo mục đích sử dụng:

• Đối với việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi lưu thông: Hóa đơn chuyển đổi bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên bán, dấu của bên bán và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
• Đối với việc lưu trữ và ghi sổ kế toán: Hóa đơn chuyển đổi phục vụ mục đích lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán chỉ cần có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi mà không nhất thiết phải có chữ ký và dấu của người đại diện pháp luật bên bán.

3. Trách nhiệm của bên bán và bên mua trong việc quản lý hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế nhấn mạnh trách nhiệm của các bên liên quan trong việc khởi tạo, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn:

• Bên bán có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập trong hệ thống thông tin theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về kế toán, đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi hoặc xóa bỏ trái phép.
• Bên mua có quyền yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn điện tử dưới dạng tệp dữ liệu hoặc bản chuyển đổi bằng giấy để phục vụ cho việc kê khai thuế và hạch toán chi phí hợp lệ.
• Cả hai bên phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật về hạ tầng công nghệ thông tin để việc truyền nhận hóa đơn điện tử diễn ra an toàn, bảo mật và thông suốt.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 3237/TCT-CS năm 2017 đã tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử. Việc làm rõ các yêu cầu về chữ ký, con dấu trên hóa đơn chuyển đổi giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính khi kiểm tra trên đường, đồng thời tối ưu hóa quy trình lưu trữ chứng từ kế toán nội bộ.