Công văn số 2368/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc về chính sách thuế đối với các doanh nghiệp gặp phải sự cố mất hồ sơ sổ sách, hóa đơn, và chứng từ kế toán. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất phương án xử lý khi xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu kế toán.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng hồ sơ sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ. Đồng thời, văn bản cũng hướng dẫn trách nhiệm và thẩm quyền xử lý của cơ quan thuế quản lý trực tiếp đối với các trường hợp này.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi mất hồ sơ, sổ sách, hóa đơn, chứng từ

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ khai báo ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, chứng từ kế toán theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
• Tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc mất mát tài liệu, xác định rõ nguyên nhân, số lượng, ký hiệu của các loại hóa đơn, chứng từ bị mất.
• Chủ động phối hợp với các bên liên quan (như người bán, nhà cung cấp) để thực hiện sao chụp, xác nhận lại các hóa đơn, chứng từ liên kết nhằm phục vụ cho công tác đối chiếu, kiểm tra và quyết toán thuế sau này.

Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và kế toán

• Hành vi làm mất, thất lạc hóa đơn, chứng từ kế toán của doanh nghiệp sẽ bị xem xét xử phạt vi phạm hành chính theo các quy định pháp luật hiện hành về kế toán và hóa đơn, trừ các trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn có xác nhận của cơ quan chức năng.
• Mức xử phạt cụ thể được áp dụng dựa trên tính chất của hành vi, loại hóa đơn bị mất (hóa đơn đầu vào hay đầu ra, hóa đơn đã lập hay chưa lập) và thời gian doanh nghiệp chậm trễ báo cáo với cơ quan thuế.

Xác định nghĩa vụ thuế khi mất chứng từ, sổ sách kế toán

• Trong trường hợp doanh nghiệp không thể phục hồi hoặc không cung cấp đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ để chứng minh các khoản chi phí thực tế phát sinh, cơ quan thuế có quyền thực hiện ấn định thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.
• Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn bị mất mà không có chứng từ chứng minh thanh toán hoặc không có bản sao chụp hợp pháp từ người bán sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thuế giá trị gia tăng đầu vào của các hóa đơn bị mất sẽ không được khấu trừ nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các thủ tục báo cáo mất hóa đơn và không có chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn thực hiện

Các nội dung hướng dẫn tại Công văn số 2368/TCT-CS được áp dụng thực hiện theo các quy định pháp luật về quản lý thuế, kế toán và hóa đơn có hiệu lực tại thời điểm phát sinh hành vi mất hồ sơ, chứng từ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đúng quy trình để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và rủi ro bị ấn định thuế.