Tóm tắt Công văn 2423/UBND-NC hướng dẫn công tác chứng thực tại tỉnh Cao Bằng

Công văn số 2423/UBND-NC do Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành nhằm mục đích chấn chỉnh, hướng dẫn và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế, thống nhất quy trình thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết phần mở đầu và các nội dung hướng dẫn trọng tâm từ Điều 1 đến Điều 4 (hoặc các phần hướng dẫn tương đương):

1. Phần mở đầu: Sự cần thiết và mục tiêu ban hành hướng dẫn

Trong phần mở đầu, Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng đánh giá khái quát tình hình thực hiện công tác chứng thực tại địa phương. Bên cạnh những kết quả đạt được, UBND tỉnh cũng chỉ rõ một số tồn tại như: nhận thức của một bộ phận công chức tư pháp còn chưa đầy đủ, quy trình thực hiện tại một số cơ sở chưa thống nhất, vẫn còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực hoặc từ chối chứng thực không đúng quy định. Do đó, việc ban hành Công văn 2423/UBND-NC là cần thiết nhằm:

• Thống nhất nhận thức và phương thức áp dụng pháp luật về chứng thực trên toàn địa bàn tỉnh Cao Bằng.
• Nâng cao trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền chứng thực, đặc biệt là Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện.
• Tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực.

2. Hướng dẫn về chứng thực bản sao từ bản chính (Nội dung tương đương Điều 1)

Nội dung này tập trung hướng dẫn chi tiết về quy trình, thẩm quyền và trách nhiệm của người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, cụ thể:

• Xác định bản chính hợp pháp: Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra kỹ tính hợp pháp của bản chính. Chỉ thực hiện chứng thực khi bản chính được cấp đúng thẩm quyền, không có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung trái phép.
• Các trường hợp không được chứng thực bản sao: Hướng dẫn chi tiết các trường hợp từ chối chứng thực theo quy định pháp luật, bao gồm bản chính bị hư hỏng, nát, không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật hoặc văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ các trường hợp được miễn trừ).
• Trách nhiệm của người ký chứng thực: Người ký chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

3. Hướng dẫn về chứng thực chữ ký (Nội dung tương đương Điều 2)

Công tác chứng thực chữ ký được hướng dẫn cụ thể nhằm tránh việc lạm dụng hoặc thực hiện sai quy trình pháp lý:

• Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.
• Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực: Phải kiểm tra kỹ giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng) của người yêu cầu; trực tiếp chứng kiến người yêu cầu ký vào văn bản, giấy tờ.
• Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch: Hướng dẫn tuyệt đối không ghi nhận xét mang tính định kiến, đánh giá về nhân thân, chính trị, việc chấp hành chủ trương của gia đình người khai, mà chỉ chứng thực chữ ký của họ là đúng thực tế.

4. Hướng dẫn về chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nội dung tương đương Điều 3)

Đây là nội dung quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi tài sản của người dân, được hướng dẫn kỹ lưỡng nhằm hạn chế tranh chấp:

• Thẩm quyền chứng thực: Xác định rõ thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, tài sản.
• Trình tự, thủ tục thực hiện: Các bên tham gia hợp đồng phải tự nguyện, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch cho các bên trước khi ký.
• Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng: Việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng đã chứng thực phải được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng đó trước đây.

5. Trách nhiệm quản lý nhà nước và chế độ báo cáo (Nội dung tương đương Điều 4)

Để đảm bảo các hướng dẫn trên được thực thi nghiêm túc, văn bản quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan liên quan:

• Sở Tư pháp tỉnh Cao Bằng: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, thanh tra chuyên đề và tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh.
• Ủy ban nhân dân cấp huyện: Chỉ đạo Phòng Tư pháp thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho UBND cấp xã; kịp thời phát hiện và chấn chỉnh các sai phạm trong công tác chứng thực tại địa phương.
• Chế độ thông tin, báo cáo: Các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động và số liệu chứng thực về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Bộ Tư pháp.